Bestandscontrolling bei elektronischen Ressourcen

Entscheidungshilfen für die Lizenzierung

Dana Vosberg, Technische Informationsbibliothek, Hannover

Andreas Lütjen, Technische Informationsbibliothek, Hannover

Zusammenfassung

Jede Bibliothek steht vor der Herausforderung, das für elektronische Ressourcen zur Verfügung stehende Erwerbungsbudget im Einklang mit dem jeweiligen Bibliotheksauftrag möglichst effizient und zielgerichtet einzusetzen. Eine Umfrage unter 181 Einrichtungen zeigt, dass neben den klassischen Kosten pro Download auch eine Vielzahl anderer Entscheidungsparameter eine wichtige Rolle spielt. Dabei besteht ein starkes Interesse am bibliotheksübergreifenden Austausch, der die einrichtungsspezifische Definition von Entscheidungskriterien erleichtern und optimieren könnte. In Anbetracht der zunehmenden Komplexität der Lizenzmodelle ist ein systematisches und konti­nuierliches Bestandscontrolling – unabhängig vom hektischen Jahresendgeschäft – eine wesentliche Voraussetzung dafür, fundierte Lizenzierungsentscheidungen treffen zu können.

Summary

Every library faces the challenge of using the available acquisition budget for electronic resources as efficiently and appropriately as possible in accordance with the respective library mission. A survey of 181 institutions shows that, in addition to the conventional costs per download, a variety of other decision parameters also play an important role. There also is a strong interest among libraries to exchange experiences in order to facilitate and optimize the institution-specific definition of decision criteria. Considering the increasing complexity of licensing models, systematic and continuous content controlling – independent of the hectic year-end business – is an essential prerequisite for making informed licensing decisions.

Zitierfähiger Link (DOI): https://doi.org/10.5282/o-bib/5672

Autorenidentifikation:
Vosberg, Dana: ORCID: https://orcid.org/0000-0002-0938-0340; GND: 1044100451
Lütjen, Andreas: ORCID: https://orcid.org/0000-0001-5839-0177; GND: 1073976424

Schlagwörter: Bestandscontrolling, Lizenzierungsentscheidung, Kosten pro Download, Kosten-Nutzen-Analyse, Grenzwert, Open-Access-Ausgaben

Dieses Werk steht unter der Lizenz Creative Commons Namensnennung 4.0 International.

1. Einleitung

Herbst für Herbst gehen an wissenschaftlichen Bibliotheken unzählige Verlagsangebote für das kommende Lizenzjahr ein. Es werden Titellisten geprüft, Preissteigerungsraten berechnet, Vertragsklauseln diskutiert, Wünsche der Fakultäten entgegengenommen, Budgetverschiebungen abgestimmt – kurz, in den Lizenz- und Erwerbungsabteilungen der Bibliotheken hat die arbeitsintensivste Phase des Bibliotheksjahres begonnen.

Dabei werden insbesondere in diesen Wochen erhebliche Beträge bewegt: So summierten sich die Erwerbungsausgaben wissenschaftlicher Bibliotheken im Jahre 2019 auf 336 Mio. EUR, davon entfielen mehr als 60 % auf elektronische Ressourcen.1 Eigentlich Grund genug, die Kriterien hinter diesen Erwerbungsentscheidungen stärker zu hinterfragen und genauer zu analysieren. Zwar ist im deutschsprachigen Bibliothekswesen bisher zu diesem Thema schon publiziert worden,2 dennoch besteht an den Einrichtungen selbst häufig eine große Unsicherheit. Schon die Auswertung und Interpretation von Nutzungsstatistiken erweist sich als nicht trivial.3 Zudem ist die Analyse von Nutzungsstatistiken meist Ausgangspunkt, aber nicht alleinige Grundlage von Lizenzierungsentscheidungen im Rahmen des Bestandscontrollings.4 Im Folgenden soll untersucht werden, auf Basis welcher weiterer Informationen und Kennzahlen an deutschen wissenschaftlichen Bibliotheken über die Verlängerung von Lizenzverträgen entschieden wird und welche Rahmenbedingungen dabei zu berücksichtigen sind.

2. Datenbasis

Um diesen Fragen nachzugehen, haben wir im September 2020 eine deutschlandweite webbasierte Umfrage durchgeführt, an der 181 Einrichtungen teilnahmen.5 Bereits die hohe Rücklaufquote von 27 % zeigt, dass das Thema Bestandscontrolling eine große Rolle an wissenschaftlichen Bibliotheken spielt, und zwar unabhängig vom Einrichtungstyp. So gaben Universitäts-, Hochschul- und Regional-bibliotheken sowie Bibliotheken von Forschungseinrichtungen gleichermaßen Auskunft. Unterschiede existieren hierbei vor allem hinsichtlich der Höhe des Erwerbungsbudgets. Während 63 % der befragten Universitätsbibliotheken mehr als 2 Mio. EUR ausgaben, standen 74 % der anderen Bibliothekstypen weniger als 500.000 EUR zur Verfügung.6 Wie wissenschaftliche Bibliotheken aktuell versuchen, diese sehr unterschiedlichen Erwerbungsbudgets effizient und zielgerichtet einzusetzen, soll in diesem Beitrag näher beleuchtet werden.

3. Ergebnisse und Schlussfolgerungen

Ausgangspunkt von Lizenzierungsentscheidungen für Zeitschriften, Datenbanken oder E-Book-Pakete sind in der Regel Nutzungsstatistiken der Verlage.7 Diese stehen den meisten Einrichtungen für die überwiegende Mehrzahl bzw. für fast alle Produkte zur Verfügung.8 Allerdings gaben immerhin 25 % der Befragten an, dass für etliche Produkte keine Nutzungszahlen vorliegen. Interessant ist vor allem, dass die Nutzungszahlen oft nur pauschal ausgewertet werden.

3.1. Differenzierung von Nutzungszahlen

Eine Differenzierung – um z.B. Zugriffe auf Archivinhalte oder Open-Access-Inhalte innerhalb eines Zeitschriften- oder E-Book-Paketes auszuschließen – findet laut Abbildung 1 bei 50 % der teilnehmenden Einrichtungen gar nicht, bei 35 % immerhin teilweise statt. Dabei verwenden Universitätsbibliotheken häufiger differenzierte Kennzahlen als Hochschulbibliotheken.9 Insgesamt besteht hier sicher noch Optimierungspotenzial, weil eine möglichst exakte Abbildung der Nutzung auf lizenzierte Inhalte eine wesentliche Voraussetzung für spätere Kosten-Nutzen-Analysen ist.10

Abb. 1: Differenzierung von Nutzungszahlen

3.2. Kosten-Nutzen-Kennzahlen

Nutzungszahlen allein sind zwar ein notwendiges, aber kein hinreichendes Kriterium für Lizenzierungsentscheidungen. Voraussetzung für die Verlängerung einer Zeitschriften-, Datenbank- oder E-Book-Paket-Lizenz ist vielmehr das Verhältnis, in welchem Nutzung und Kosten zueinander stehen. Abbildung 2 zeigt, dass 87 % der teilnehmenden Einrichtungen dazu die Kosten pro Download verwenden, während die Kosten pro Suchanfrage oder Ergebnisanzeige in deutlich geringerem Maße herangezogen werden.11 Auch die Kosten pro Zitation spielen (noch) keine Rolle.12 Andere Kennzahlen wurden seltener definiert, die meisten Antworten in diesem (Freitext-)Feld kamen von Einrichtungen, die bisher keine Kennzahlen ermitteln.13

Abb. 2: Kosten-Nutzen-Kennzahlen

In fast allen Einrichtungen werden diese Kennzahlen bislang manuell ermittelt, eine automatisierte Erhebung oder die Abfrage über entsprechende Bibliothekssysteme findet bei weniger als 11 % der Befragten statt.14 Die Aussagekraft der erhobenen Kennzahlen ist aber erheblich davon abhängig, wie präzise die einfließenden Daten definiert werden. Während die (Brutto-)Kosten noch relativ einfach zu ermitteln sind,15 wäre es für die Nutzungszahlen sinnvoll, nur die Aktivitäten zu zählen, die auf sonst nicht verfügbare Inhalte entfallen. Insbesondere bei Zeitschriften bieten sich jahrgangsbezogene Auswertungen an, um Zugriffe auf Inhalte des aktuellen Lizenzjahres von Zugriffen auf Inhalte abzugrenzen, die über Perpetual Access oder Nationallizenzen zur Verfügung stehen. Ähnliches gilt für Zugriffe auf Open-Access-Artikel.16 Zudem können bei der Erfassung von Unique Title Requests (Bücher) oder Unique Item Requests (Zeitschriften) Mehrfachzugriffe ausgeschlossen werden. Diese neuen Kategorien des aktuellen COUNTER-Standards erlauben somit eine deutlich realistischere Abbildung tatsächlicher Nutzeraktivitäten, weil Mehrfachklicks auf bestimmte Inhalte im Rahmen derselben Nutzungshandlung nicht mehr mitgezählt werden.17

Mittels all dieser Maßnahmen ließe sich also eine zu positive Darstellung der Kennzahlen vermeiden. Interessant ist, dass Universitätsbibliotheken durchschnittlich eine höhere Zahl der genannten Kennziffern verwenden als die anderen Bibliothekstypen.18 Mit steigendem Erwerbungsbudget und mit zunehmendem Anteil subskriptionsbasierter Lizenzen an den Erwerbungsausgaben verwenden die Befragten ebenfalls mehr Kennzahlen.19 Je mehr Budget zu verausgaben ist, umso umfangreicher findet die Kennzahlenerhebung im Rahmen des Bestandscontrollings also statt.

3.3. Referenzwerte für Kosten-Nutzen-Kennzahlen

Eine isolierte Kennzahlenbetrachtung verspricht allerdings wenig Informationswert – wichtig ist es, welchen Referenzwerten diese Kennzahlen zum Vergleich gegenübergestellt werden. Abbildung 3 verdeutlicht, dass die Einrichtungen solche Referenzwerte im Wesentlichen selbst definieren. Dabei handelt es sich z.B. um einen Maximalwert für die Kosten pro Volltextabruf, der nicht überschritten werden darf. Dieser basiert oft auf Erfahrungswerten aus der Vergangenheit, manchmal schlicht auf dem „Bauchgefühl“ des*der jeweiligen Entscheidungsträger*in. Fächerspezifische Durchschnittswerte der eigenen Einrichtung werden seltener berechnet und herangezogen. Während nur sechs Einrichtungen angeben, sich hinsichtlich der Referenzwerte an anderen Einrichtungen zu orientieren, ist das generelle Interesse daran deutlich größer. So würden 25 % der Befragten gern Vergleichswerte aus anderen Einrichtungen erhalten und nutzen.20 Und sogar 38 % der Einrichtungen wären bereit, eigene Kennzahlen zu diesem Zweck zur Verfügung zu stellen, während dies nur 19 % explizit ausschließen.21 Hieraus lässt sich schlussfolgern, dass ein starker Wunsch nach gegenseitigem Austausch besteht, der die einrichtungsspezifische Definition von Referenzwerten erleichtern und optimieren könnte.22

Eine weitere relevante Kennzahl sind die Kosten der Alternativbeschaffung, z.B. über Dokumentlieferdienste, Fernleihe oder Pay-per-View.23 Insbesondere die im Rahmen des Urheberrechtsgesetzes definierten Möglichkeiten des bibliotheksübergreifenden Leihverkehrs stellen preisgünstige Alternativen zur eigenen Lizenzierung dar, die allerdings von vielen Einrichtungen (noch) nicht konsequent genutzt werden. Interessant ist, dass die Kündigung von Lizenzverträgen sich nicht eins zu eins in einem steigenden Fernleihaufkommen niederschlägt. So beträgt die Zahl der Fernleihen oft nur einen Bruchteil der vorherigen Volltextnutzung.24

Abb. 3: Referenzwerte für Kosten-Nutzen-Kennzahlen

3.4. Grenzwerte für Kosten pro Download

Wo liegen aber nun ganz konkret die Grenzwerte für die Kosten pro Download, ab denen eine Lizenzierung infrage gestellt wird? Aus Abbildung 4 geht hervor, dass sich die Verteilung der Grenzwerte für die einzelnen Fachbereiche unterschiedlich darstellt.25 Für Produkte aus den Bereichen Geistes- und Sozialwissenschaften werden i.d.R. geringere Grenzwerte akzeptiert, während die Kosten pro Download für STEM-Produkte durchaus auch mehr als 8 EUR betragen dürfen.26 Insgesamt besteht jedoch ein starker Zusammenhang zwischen den Grenzwerten über alle Fachbereiche hinweg. Einrichtungen, die höhere Grenzwerte für Produkte aus dem STEM-Bereich akzeptieren, setzen auch für Produkte aus den Geistes- und Sozialwissenschaften höhere Grenzwerte an.27 Die Höhe der Grenzwerte ist allerdings vom Einrichtungstyp oder den Erwerbungsausgaben unabhängig. Offenbar werden sie sehr einrichtungsspezifisch definiert, so dass sich im Hinblick auf diese Merkmale keine Zusammenhänge nachweisen lassen. Interessant ist, dass 61 % der Einrichtungen erst ab Kosten pro Download von mehr als 6 EUR eine Lizenzierung von Produkten aus dem STEM-Bereich infrage stellen. Für geisteswissenschaftliche und fachübergreifende Produkte gilt dies immerhin noch für 45 % bzw. 51 % der Befragten. Diese hohen Werte überraschen, liegen doch die Kosten der Alternativbeschaffung i.d.R. deutlich niedriger.28 In diesem Zusammenhang sind mit Unpaywall bzw. Unsub neue Dienstleistungen zu nennen, die bei der Identifikation von Inhalten helfen, die bereits kostenfrei verfügbar sind.29 Hinzu kommt, dass Einrichtungen nach Kündigungen oft nur einen Bruchteil der Zugriffe aus vergangenen Lizenzjahren über Fernleihe erfüllen müssen.30 Hier besteht ein – unter Berücksichtigung notwendiger Personalkapazitäten sowie der Anforderungen in Bezug auf die Lieferzeit – gewaltiges Einsparpotenzial, welches wissenschaftliche Bibliotheken in Zukunft durchaus mutiger nutzen könnten.31 Dabei geht es nicht darum, über die pauschale Schutzgebühr von 1,50 EUR Kosten der Fernleihe auf die Nutzer*innen abzuwälzen. Diese Kosten machen ohnehin nur einen geringen Teil des gesamten Fernleihaufwandes einer gebenden bzw. nehmenden Bibliothek aus. Die Bibliotheken könnten auch auf ihre Erhebung verzichten. Vor dem Hintergrund knapper Budgets sollten die sich aus dem bibliotheksübergreifenden Leihverkehr ergebenden Möglichkeiten der (bestandsunabhängigen) Literaturversorgung immer mit bedacht werden. Ergänzend stehen auch Dokumentlieferdienste bzw. die – deutlich teureren – Möglichkeiten des Einzelartikelkaufs (Pay-per-View) zur Verfügung. Dafür fallen zwar im Vergleicht zur Fernleihe mit durchschnittlich 6 EUR (Subito) bzw. 20 EUR bis 30 EUR (Pay-per-View) sowie abhängig von Lieferweg und Nutzergruppe höhere Gebühren an, bei hohen Kosten pro Download für die Subskription könnte es sich aber trotzdem um den jeweils günstigeren Beschaffungsweg handeln.32 Auch hier wäre ggf. eine Kostenübernahme durch die Bibliothek denkbar.

Abb. 4: Grenzwerte für Kosten pro Download

Die in Abbildung 4 dargestellten Grenzwerte spiegeln allerdings nur einen kleinen Ausschnitt der bibliothekarischen Realität wieder. So haben auf diese Frage – im Gegensatz zu den für die übrigen Fragen weitgehend vollständig vorliegenden Angaben – weniger als die Hälfte der teilnehmenden Einrichtungen antworten können. So sehr also konkrete Grenz- bzw. Vergleichswerte benötigt werden, so schwierig scheint deren Festlegung bzw. Erhebung im Alltag zu sein. Dieser Befund bestätigt den oben konstatierten Wunsch nach mehr Austausch und einer stärkeren öffentlichen Diskussion über die genannten Kennzahlen und Vergleichswerte.

3.5. Vorgehen bei Überschreiten festgelegter Grenzwerte

Wenn die Kosten pro Nutzung den jeweiligen einrichtungsbezogenen Vergleichswert überschreiten, kommt es aber nicht zwangsläufig zu einer sofortigen Kündigung bzw. Nichtverlängerung der Lizenz. Dies gaben nur 15 von 181 Umfrageteilnehmenden an. Es schließen sich vielmehr umfangreiche Aktivitäten an, um das Kosten-Nutzen-Verhältnis zu verbessern, ohne auf die lizenzierten Inhalte verzichten zu müssen. Abbildung 5 verdeutlicht die Bandbreite und Einsatzhäufigkeit der gewählten Maßnahmen.33 Eine Kündigung der Lizenz ist damit nur noch Ultima Ratio, wenn keine der vorangegangenen Maßnahmen umsetzbar war. Insgesamt wird deutlich, dass Lizenzierungsentscheidungen in enger Abstimmung mit den betroffenen Fakultäten/Nutzergruppen getroffen werden.34 Dies ermöglicht zum einen die bedarfsgerechte Bewertung und Einordnung der Kosten- und Nutzungszahlen. Zum anderen ist eine gewisse Vorbereitung und „Rückendeckung“ bei mitunter unliebsamen Kündigungsentscheidungen unerlässlich.

Abb. 5: Vorgehen bei Überschreiten festgelegter Grenzwerte für die Kosten pro Nutzung

3.6. Weitere Faktoren für die Lizenzierungsentscheidung

Die Lizenzierungsentscheidung wird jedoch nicht nur auf Grundlage von quantifizierbaren Nutzungsdaten, Kosten-pro-Nutzungs-Verhältnissen und entsprechenden Vergleichswerten getroffen. Aus Abbildung 6 geht hervor, dass neben quantifizierbaren Kennzahlen qualitative Einflussfaktoren eine erhebliche Rolle bei der Entscheidungsfindung spielen.35 Beitrittsverpflichtungen im Rahmen nationaler Lizenzverhandlungen (DEAL), dringende Bedarfe der Fakultät, Berufungszusagen, das fächerspezifische Preisniveau, Fördermöglichkeiten durch Drittmittel oder auch der aktuell höhere Bedarf an digitalen Inhalten aufgrund der anhaltenden COVID-19-Pandemie und der damit einhergehenden Umstellung auf digitale Lehrformate sowie die sich aus dem Bibliotheksauftrag ergebenden Anforderungen erweisen sich als wichtige Parameter, die in die Entscheidungsfindung einfließen. Dabei steigt die Zahl der zu berücksichtigenden Faktoren mit der Höhe des Erwerbungsbudgets einer Einrichtung.36 Ein signifikanter Zusammenhang besteht auch für die Zahl der genutzten Handlungsalternativen bei Übersteigen eines festgelegten Grenzwertes.37 Das bedeutet, dass Einrichtungen mit zunehmender Zahl qualitativer Entscheidungsfaktoren auch eine größere Bandbreite an Handlungsalternativen nutzen. Dies trifft vor allem dort zu, wo größere Summen ausgegeben und verantwortet werden.

Abb. 6: Weitere Faktoren für die Lizenzierungsentscheidung

3.7. Evaluation von Open-Access-Ausgaben

Zusätzlich zum bisher betrachteten komplexen Entscheidungsfeld in Bezug auf subskriptionsbasierte Lizenzen findet derzeit eine schrittweise Verschränkung mit den Ausgaben für Open-Access-Publikationen oder -Lizenzmodelle statt, die einen zunehmenden Anteil des Erwerbungsetats beanspruchen. Dieser Anteil liegt für die meisten Bibliotheken noch bei weniger als 10 %, immerhin 27 % der befragten Einrichtungen geben aber schon mehr für Open Access aus.38 Auch diese Ausgaben müssten einem systematischen Kontrollprozess unterzogen werden.39 Aufgrund der Vielfalt und Komplexität der Lizenzmodelle sowie der Anzahl zusätzlicher Akteur*innen erweist sich dies aber als schwierig. Wichtige Parameter, die laut Abbildung 7 in die Evaluation von Open-Access-Ausgaben einfließen, sind der Open-Access-Ansatz, das dahinter stehende Lizenzmodell und die inhaltliche Relevanz für die eigene Einrichtung. Allerdings gab fast die Hälfte der Befragten an, die Open-Access-Ausgaben ihrer Einrichtung derzeit noch nicht zu evaluieren. Nur 12 % davon haben dies für die nahe Zukunft geplant. Handlungsbedarf wird hier vor allem von den Einrichtungen gesehen, die bereits einen größeren Anteil ihrer Erwerbungsausgaben für Open Access einsetzen.40 Auch bei einem größeren Erwerbungsetat insgesamt werden mehr Faktoren in die Evaluation von Open-Access-Ausgaben einbezogen.41 Aufgrund der zukünftig zu erwartenden deutlichen Verschiebung der Ausgabenanteile von subskriptionsbasierten zu Open-Access-Lizenzmodellen wird dieser Bereich des Bestandscontrollings sicher an Bedeutung gewinnen müssen.

Abb. 7: Evaluation von Open Access-Ausgaben

Fazit und Ausblick

Im Rahmen dieser Untersuchung wurden nach unserer Kenntnis erstmals wissenschaftliche Bibliotheken deutschlandweit zu Umfang und Inhalt ihres Bestandscontrollings befragt. Die hier dargestellten Ergebnisse zeigen, dass bereits eine Vielzahl von Maßnahmen des Bestandscontrollings durchführt wird. Die Bandbreite und Intensität der ergriffenen Maßnahmen sind dabei stark vom Bibliothekstyp und dem zur Verfügung stehenden Erwerbungsbudget abhängig.

Ausgangspunkt von Lizenzierungsentscheidungen ist die Analyse des Verhältnisses, in dem Kosten und Nutzung der Erwerbung von Zeitschriften, Datenbanken oder E-Books stehen. Dabei werden die konkreten Lizenzierungskosten den (tatsächlichen oder erwarteten) Nutzungsaktivitäten gegenübergestellt. Obwohl die meisten Bibliotheken sich dabei an den Kosten pro Download orientieren, wird die Zahl der Volltextzugriffe oft nur pauschal erhoben. Eine Differenzierung der Nutzungszahlen wäre hier eine sinnvolle Ergänzung, um eine zu positive Darstellung des Kosten-Nutzen-Verhältnisses zu vermeiden. Eine isolierte Kennzahlenbetrachtung verspricht allerdings wenig Informationswert – wichtig ist es, welchen Referenzwerten diese Kennzahlen zum Vergleich gegenübergestellt werden. Die geringere Antwortbereitschaft in Bezug auf die Kalkulation konkreter Grenzwerte für eine Lizenzierungsentscheidung zeigt jedoch, dass an vielen Einrichtungen noch eine große Unsicherheit herrscht bzw. noch keine systematische Evaluation stattfindet. Dieser Befund kommt auch im starken Interesse der Umfrageteilnehmenden am gegenseitigen Austausch zum Ausdruck, der die einrichtungsspezifische Definition von Grenzwerten erleichtern und optimieren könnte. Auch die Nutzung alternativer Beschaffungswege stellt – immer im Kontext des jeweiligen Bibliotheksauftrages – eine durchaus stärker zu berücksichtigende Handlungsalternative dar.

Die Ergebnisse der Befragung zeigen darüber hinaus, dass neben den bereits diskutierten quantitativen Kennzahlen auch qualitative Faktoren eine wichtige Rolle spielen und entsprechend bewertet werden müssen. Hier wurden v.a. der konkrete Bedarf der Fakultäten und Beitrittsverpflichtungen im Rahmen nationaler Lizenzverhandlungen benannt, aber auch aktuelle Einflüsse, wie der höhere Bedarf an digitalen Inhalten aufgrund der COVID-19-Pandemie. Die gegenwärtig zu beobachtende Ergänzung traditioneller Subskriptionsmodelle um Open-Access-Komponenten bzw. der im Rahmen von Transformationsverträgen angestrebte (vollständige) Umstieg auf Open Access sind zusätzliche Faktoren, die in ein zeitgemäßes Bestandscontrolling zu integrieren sind. Die Untersuchungsergebnisse verdeutlichen, dass das Bewusstsein bzw. die Notwendigkeit dafür in Einrichtungen mit höherem Erwerbungsetat bereits stärker ausgeprägt ist.

Dennoch gibt es naturgemäß kein „richtiges“ oder „falsches“ Bestandscontrolling. Die Evaluation der eigenen Erwerbungsentscheidungen wird demzufolge immer ein einrichtungsspezifischer Maßnahmenmix sein. Wichtig ist dennoch, sich bewusst zu machen, auf Basis welcher quantitativer und qualitativer Kriterien man die eigenen Lizenzierungsentscheidungen trifft. Genauso wichtig ist es, diese Kriterien regelmäßig zu hinterfragen und ggf. anzupassen. Dafür fehlen leider – gerade vor dem Hintergrund des eingangs skizzierten Jahresendgeschäfts – oft genug die zeitlichen Ressourcen. Mit Blick auf die hohen Summen an Haushaltsmitteln, die bei der Erwerbung bzw. Lizenzierung am Jahresende in relativ kurzer Zeit verausgabt werden, wäre hier zunächst einmal eine zeitliche Entzerrung der einzelnen Erwerbungsvorgänge anzustreben. Daneben scheint es aber auch von Vorteil zu sein, der Frage des Bestandscontrollings bei elektronischen Ressourcen innerhalb der bibliothekarischen Ausbildung mehr Zeit einzuräumen.42 Gerade in größeren Bibliotheken ist darüberhinaus eine offenere Kommunikation zwischen den Erwerbungsabteilungen und den Finanzabteilungen notwendig. Manchmal scheitert diese schlicht am fehlenden gemeinsamen Vokabular. Hier kann die vorliegende Untersuchung ein Ansatzpunkt sein für eine bessere Zusammenarbeit, beginnend mit der Diskussion um die Notwendigkeit und Bestimmung geeigneter Kennzahlen. Darauf aufbauend könnte eine zunehmende Automatisierung einen kontinuierlichen Controlling-Prozess erleichtern.

Kurz gefasst: Wesentliche Voraussetzung eines effektiven Bestandscontrollings ist zunächst die Definition und Erhebung der Ausgaben und Nutzungszahlen, und zwar sowohl für subskriptionsbasierte Lizenzen als auch zunehmend für Open-Access-Lizenzmodelle. Auf dieser Grundlage können dann anschließend Kosten-Nutzen-Kennzahlen berechnet und ausgewertet werden. Eigene Vergleichswerte könnten im Rahmen eines bibliotheksübergreifenden Austauschs überprüft und angepasst werden. Wichtig ist darüber hinaus, Einsparpotenziale alternativer Beschaffungswege zu bedenken und Zugriffsmöglichkeiten auf bereits frei verfügbare Artikel zu berücksichtigen. Hier stehen mit Unpaywall und Unsub neue Portale bzw. Dienstleistungen zur Verfügung, die es den Bibliotheken ermöglichen, Inhalte zu identifizieren, auf die frei zugegriffen werden kann und die damit nicht mehr lizenziert werden müssen.

Anhang

Tabelle A1: Erwerbungsausgaben nach Bibliothekstyp43

Höhe der Erwerbungsausgaben 2019 in €	Universitäts­bibliotheken	Hochschul­bibliotheken	Bibliotheken einer Forschungseinrichtung
≤ 500.000	7,8 %	78,8 %	72,5 %
500.001 - 2.000.000	29,4 %	18,2 %	22,5 %
2.000.001 - 3.000.000	23,5 %	0 %	2,5 %
3.000.001 - 5.000.000	25,5 %	1,5 %	0 %
≥ 5.000.000	13,7 %	1,5 %	2,5 %
Anzahl insgesamt	52	69	46

Abb. A1: Nutzungsstatistiken als Ausgangspunkt für Lizenzierungsentscheidungen

Abb. A2: Erhebung von Kosten-Nutzen-Kennzahlen

Abb. A3: Austausch von Kennzahlen

Abb. A4: Zusammensetzung Erwerbungsbudget

Literaturverzeichnis

• Barbers, Irene: Open Access Monitor. Aufzeichnung des Vortrags zum virtuellen Bibliothekartag 2020, #vBIB20, <https://julib.fz-juelich.de/vufind/RecordJuSER/juser_878093/Description>. Stand: 22.02.2021.
• Barbers, Irene; Mittermaier, Bernhard: Zeitschriftenmonitoring, in: Open Password, (# 867) 4. Januar 2021 und (#871) 13. Januar 2021, <https://www.password-online.de/>, Stand: 22.02.2021.
• Dierolf, Ulf; Mönnich, Michael W.: IT-Unterstützung für die Fachreferatsarbeit durch Bestands-Controlling, in: BIT online 13(2), 2010, S. 144–146.
• Dugall, Berndt: Bibliotheken zwischen strukturellen Veränderungen, Kosten, Benchmarking und Wettbewerb, in: ABI-Technik, 33(2), 2013, S. 86-95.
• Düren, Petra; Lipka, Regine: Praxishandbuch strategische Planung und Controlling in Bibliotheken, Berlin 2019.
• Göttker, Susanne; Wein, Franziska (Hg.): Neue Formen der Erwerbung, Berlin u.a. 2014 (Bibliotheks- und Informationspraxis 47).
• Griebel, Rolf; Schäffler, Hildegard; Söllner, Konstanze (Hg.): Praxishandbuch Bibliotheksmanagement, Berlin u.a. 2015.
• Hammerl, Michaela; Moravetz-Kuhlmann, Monika; Schäffler, Hildegard: E-Medien im Profil. Digitaler Bestandsaufbau im Spannungsfeld von bestandsorientierter Erwerbungspolitik und bedarfsorientierter Informationsvermittlung. Ein Praxisbericht aus der Bayerischen Staatsbibliothek, in: Bibliothek – Forschung und Praxis 33(3), 2009, S. 303-314.
• Johannsen, Jochen; Mittermaier, Bernd: Bestands- und Beschaffungsevaluierung, in: Griebel, Rolf; Schäffler, Hildegard; Söllner, Konstanze (Hg.): Praxishandbuch Bibliotheksmanagement, Berlin u.a. 2015, S. 252–269.
• Lorenz, Miriam: Sagen Sie jetzt nichts! Grenzen und Möglichkeiten der Nutzungsstatistiken elektronischer Informationsquellen, in: Göttker, Susanne; Wein, Franziska (Hg.): Neue Formen der Erwerbung, Berlin u.a. 2014 (Bibliotheks- und Informationspraxis 47), S. 157-166.
• Mellins-Cohen, Tasha: The friendly guide to Release 5 for librarians. This guide is a non-intimidating manual for librarians, Winchester 2019, <https://www.projectcounter.org/wp-content/uploads/2019/05/Release_5_Librarians_20190509-Revised-Edition.pdf>, Stand: 22.02.2021.
• Primary Research Group Inc.: Survey of Academic Library Use of Cost per Download Data for Journals Subscriptions. New York 2020.
• Puhani, Josef: Statistik. Einführung mit praktischen Beispielen, Wiesbaden 202013.
• Simard, Marc-André; Priem, Jason; Piwowar, Heather: The aftermath of Big Deal cancellations and their impact on interlibrary loans, 09.09.2020, <https://arxiv.org/abs/2009.04287>, Stand: 22.02.2021.
• Vosberg, Dana: Ökonomische Analyse elektronischer Ressourcen an wissenschaftlichen Bibliotheken. Grundlage für Lizenzierungsentscheidungen und Bestandscontrolling. Berlin 2015 (Berliner Handreichungen zur Bibliotheks- und Informationswissenschaft 401), <https://doi.org/10.18452/2143>.
• Vosberg, Dana: Das optimale E-Portfolio für Ihre Bibliothek. Lizenzierungsentscheidungen und Bestandscontrolling für elektronische Ressourcen. in: Young Information Scientist 2, 08.06.2017, S. 25-40, <https://doi.org/10.25365/yis-2017-2-3>.
• Werner, Jan C.: Zielsetzung und Methoden der Evaluation elektronischer Medien, in: Perspektive Bibliothek, 7(1), 2018, S. 3-32, <https://doi.org/10.11588/pb.2018.1.48393>.

Fragebogen

Zielgruppe: Erwerbungsleitungen wiss. Bibliotheken in Deutschland

Umfragedauer: ca. 15 Minuten

Ziel der Umfrage: Identifikation geeigneter Kennzahlen und Einflussfaktoren für Lizenzierungsentscheidungen als Grundlage für ein effizientes Bestandscontrolling (Journals, E-Books, Datenbanken)

Hinweis: Alle Angaben werden anonymisiert ausgewertet.

Die Umfrage wurde mittels LimeSurvey umgesetzt, die Auswertung der Daten erfolgte mit der Software SPSS. Die anonymisierten Umfrageergebnisse sind im Forschungsdatenrepositorium RADAR hinterlegt.44

1. Nutzungsstatistiken sind oft der Ausgangspunkt von Lizenzierungsentscheidungen für Zeitschriften, Datenbanken oder E-Book-Pakete45. Können Sie für jedes lizenzierte Produkt Nutzungsdaten abfragen?

• [ ] Ja, für fast alle.
• [ ] Für die überwiegende Mehrzahl.
• [ ] Für etliche Produkte liegen uns keine Nutzungszahlen vor.
• [ ] ......................................................................(Freitextfeld)

2. Erheben Sie differenzierte Nutzungszahlen, um z.B. Zugriffe auf Archivinhalte oder OA-Inhalte innerhalb eines Zeitschriften- oder E-Book-Paketes auszuschließen (so dass nur noch die Nutzungszahlen für tatsächlich zu lizenzierende Inhalte berücksichtigt werden)?

• [ ] ja
• [ ] nein
• [ ] teilweise
• [ ] .......................................................................(Freitextfeld)

3. Ein als angemessen empfundenes Kosten-Nutzen-Verhältnis ist i.d.R. die Voraussetzung für eine Lizenzierung. Welche der folgenden Kennzahlen verwenden Sie:

	Bitte kreuzen Sie an (Mehrfachauswahl möglich)
Kosten pro Download/Volltextabruf eines Artikels, Kapitels oder ganzen Werkes	[ ]
Kosten pro Suchanfrage	[ ]
Kosten pro Record View/Ergebnisanzeige	[ ]
Kosten pro Zitation	[ ]
andere, und zwar............................................................	[ ]

4. Werden diese Kennzahlen automatisiert erhoben oder manuell abgefragt/ermittelt (Mehrfachauswahl)?

• [ ] automatisiert, und zwar mittels............................................................
• [ ] manuell
• [ ] BibControl
• [ ] Ermittlung dieser Kennzahlen mittels Unsub!/Unpaywall
• [ ] Nein, diese Kennzahlenwerden nicht erhoben, weil........................................

5. Welchen Referenzwerten/Vergleichswerten werden diese Kennzahlen gegenübergestellt (Mehrfachauswahl)?

• [ ] selbst definierte Grenzwerte (z.B. max. Kosten pro Download/Volltextabruf)
• [ ] fächerspezifische Durchschnittswerte der eigenen Einrichtung (arithmetisches Mittel)
• [ ] mittlerer Wert der Verteilung der eigenen Einrichtung (Median)
• [ ] Vergleichswerte aus anderen Einrichtungen
• [ ] Vergleichswerte aus anderen Einrichtungen sind uns derzeit nicht bekannt, wir würden solche Informationen aber gern erhalten und nutzen
• [ ] ............................................................................................……

6. Wären Sie bereit, eigene Kennzahlen und Referenzwerte anderen Einrichtungen bekannt zu machen?

• [ ] ja
• [ ] nein

7. Wo liegt an Ihrer Einrichtung i.d.R. der Grenzwert für die Kosten pro Download, ab dem Sie eine Lizenzierung infrage stellen bzw. genauer prüfen?

Kosten pro Download	Produkte aus dem Bereich STEM	Produkte im Bereich Geistes- und Sozialwissenschaften	fachbereichsüber­greifende Produkte
< 2,00 €	[ ]	[ ]	[ ]
2,00 - 4,00 €	[ ]	[ ]	[ ]
4,01 - 6,00 €	[ ]	[ ]	[ ]
6,01 - 8,00 €	[ ]	[ ]	[ ]
> 8,00 €	[ ]	[ ]	[ ]
keine Angabe möglich	[ ]	[ ]	[ ]

8. Wie gehen Sie vor, wenn die Kosten pro Nutzung den von Ihnen festgelegten Vergleichswert überschreiten (Mehrfachauswahl möglich)?

• [ ] sofortige Kündigung der Lizenz
• [ ] Ursachenanalyse (z.B. Zugriffsschwierigkeiten, fehlende inhaltliche Relevanz usw.)
• [ ] Rücksprache mit der Fakultät
• [ ] Kostenbeteiligung der Fakultät anfragen
• [ ] Nachverhandlung (z.B. geringere Kosten erreichen)
• [ ] inhaltliche Anpassung des Produktes (z.B. Selektion bestimmter Titel, Module)
• [ ] Kündigung der Lizenz, wenn Nachverhandlungen nicht erfolgreich und/oder Kostenbeteiligung der Fakultät nicht möglich
• [ ] ....................................................................................

9. Welche weiteren Faktoren – zusätzlich zum Kosten-Nutzen-Verhältnis – spielen in der Lizenzierungsentscheidung eine Rolle (Mehrfachauswahl möglich)?

• [ ] Beitrittsverpflichtung im Rahmen nationaler Lizenzverhandlungen (DEAL)
• [ ] Bibliotheksauftrag, und zwar..................................................................
• [ ] Berufungszusagen
• [ ] dringender Bedarf der Fakultät
• [ ] fächerspezifisches Preisniveau
• [ ] aktuell höherer Bedarf an digitalen Inhalten (COVID-19)
• [ ] Fördermöglichkeiten (z.B. DFG, …)
• [ ] andere, und zwar.............................................................................

10. Eine Vielfalt von Open Access-Modellen beansprucht einen zunehmenden Anteil des (Erwerbungs-)Budgets wissenschaftlicher Bibliotheken. Welche Parameter beziehen Sie in die Evaluation dieser Ausgaben ein (Mehrfachauswahl)?

• [ ] Open Access-Ansatz (grün, gold, hybrid usw.)
• [ ] Finanzierungsform (APC’s, Konsortium, Offsetting-Vertrag,...)
• [ ] strategischer Ansatz (Versorgung lokaler Zielgruppen, Transformationsunterstützung, Infrastrukturförderung etc.).)
• [ ] inhaltliche Relevanz (Downloads, Zitationen, Zahl eigene Autoren usw.)
• [ ] Publikationszahlen der eigenen Einrichtung für dieses Produkt
• [ ] andere, und zwar................................................................................................................................
• [ ] Derzeit erfolgt bei uns noch keine Evaluierung unserer Ausgaben für Open Access.
• [ ] Wir planen eine Evaluierung in naher Zukunft.

11. Ordnen Sie sich bitte einem der folgenden Bibliothektypen zu (Mehrfachauswahl möglich):

• [ ] Universitätsbibliothek
• [ ] Hochschulbibliothek
• [ ] Bibliothek einer Forschungseinrichtung
• [ ] Regionalbibliothek
• [ ] Andere, und zwar................................................................................................…………...........…..

12. Wie hoch waren Ihre Erwerbungsausgaben insgesamt im vergangenen Jahr?

Erwerbungsausgaben 2019 in €	Bitte ankreuzen
≤ 500.000	[ ]
500.001 – 2.000.000	[ ]
2.000.001 - 3.000.000	[ ]
3.000.001 - 5.000.000	[ ]
≥ 5.000.000	[ ]

13. Welche Anteile Ihres Erwerbungsbudgets haben Sie – grob geschätzt – für subskriptionsbasierte Lizenzen bzw. für Open Access (APC’s, Open Access Lizenzmodelle usw.) ausgegeben?

Anteil Ausgaben für subskriptionsbasierte Lizenzen am Erwerbungsbudget 2019 ca. in %	Bitte ankreuzen	Anteil Ausgaben für Open Access am Erwerbungsbudget 2019 ca. in %	Bitte ankreuzen
≤ 10	[ ]	≤ 10	[ ]
10 - 20	[ ]	10 - 20	[ ]
21 - 30	[ ]	21 - 30	[ ]
31 - 50	[ ]	31 - 50	[ ]
≥ 50	[ ]	≥ 50	[ ]