Retrokonversion von 1,2 Millionen Zettelkarten in 1,5 Jahren

Eine zusätzliche Herausforderung stellte die Konversion des älteren der beiden Imagekataloge dar, des Schleiermacher-Katalogs mit den Beständen des 16. bis 18. Jahrhunderts, der seinen Namen der Aufstellungssystematik des Hofbibliothekars Andreas August Ernst Schleiermacher im 19. Jahrhundert verdankt. Bei einem Gesamtumfang von 190.000 einzelnen Karten handelt es sich weitgehend um handgeschriebene Titelaufnahmen mit lediglich maschinenschriftlichem Kopfeintrag.

Weil grundsätzlich mit den damaligen Mitteln der Texterkennung nur dieser indexierbar war, blieben unzählige Suchanfragen schon dann erfolglos, wenn beispielsweise nur ein Titel bekannt, aber lediglich ein Autor in der Kopfzeile des Katalogzettels erfasst war.

Zudem erstreckten sich die Katalogisate für einzelne Titel in vielen Fällen über zwei oder mehrere Katalogzettel, was bei der Konsultation des Imagekataloges zwangsläufig zu Verwerfungen führen musste; umso mehr, seit nach der Integration in das Discovery System TUfind in der ULB selbst die direkte Blätterfunktion zwischen den Bildern der einzelnen Zettel nicht mehr möglich war.

Diese problematischen Bedingungen hätten die Recherche in den historischen Beständen der ULB Darmstadt noch erheblich mehr erschwert, hätte sich nicht ein äußerst wertvolles Instrument für den Nachvollzug der Bestandsentwicklung über die Kriegszerstörung hinweg erhalten: der systematische Standortkatalog des gesamten Alte-Drucke-Bestandes der ehemaligen Hof- und Landesbibliothek einschließlich aller Kriegsverluste. Dieser originale Schleiermacher-Katalog sollte sich auch im Verlauf der Retrokonversion als unschätzbare Hilfe erweisen.

Den Zuschlag für den Auftrag erhielt nach öffentlicher Ausschreibung am 19. März 2019 die Firma BBI – Daten Digital GmbH, Mühlhausen (im Folgenden BBI). Die ULB stellte per Datenabzug aus dem hebis-Verbundkatalog die Scans des originalen alphabetischen Katalogs zur Verfügung. Anhand von Probekatalogisaten und einem ausführlichen Auftaktgespräch vor Beginn der eigentlichen Arbeiten stellte sich heraus, dass ein überwiegend handschriftlich vorliegender Katalog von solchem Umfang trotz langjähriger Erfahrung und zahlreicher Referenzen für die Fachkräfte des Betriebes eine neue Herausforderung war. Dank vorliegender Kenntnis des Katalogisierungssystems im hebis-Verbund und eines ausführlichen, an die speziellen Umstände des Darmstädter Kataloges angepassten Pflichtenheftes seitens der ULB kam sukzessive ein Routinebetrieb in Gang. Dies wurde unmittelbar an einer zunächst langsamen, ab Frühjahr 2020 dann rasanten Steigerung des monatlichen Durchsatzes ablesbar: von anfänglich 1.500 Zetteln wurde innerhalb eines Jahres eine Verzehnfachung der Leistung erreicht, sodass das Projekt sogar früher als geplant schon nach 15 Monaten abgeschlossen werden konnte. Es wurden ca. 115.000 Datensätze im CBS erfasst, davon ca. 7.900 aus dem 16., 14.000 aus dem 17., 33.500 aus dem 18. und 58.800 aus dem 19. Jahrhundert.

Unabdingbar war eine ständige, enge Begleitung durch Fachpersonal der ULB: Zwei Mitarbeiterinnen der Abteilung Historische Sammlungen, die über entsprechende Kenntnisse der Altkataloge und ihrer speziellen Recherche-Gesetzmäßigkeiten verfügen, wurden als Ansprechpartnerinnen für die Teamleiterinnen des Dienstleisters benannt. Mittels einer von BBI entwickelten Software zur Verwaltung der Nachfragen seitens der Katalogisierungskräfte konnten die beiden Kolleginnen den Prozess der Konversion stets aktiv mitverfolgen und unterstützen. Die Kommunikation mit diesem Instrument erwies sich als unkompliziert, übersichtlich und effektiv, sodass die Fachkräfte von ULB und BBI während der Projektzeit in ständigem Dialog blieben.

Abb. 2: Rekon1

Angesichts der in maßgeblichem Umfang enthaltenen Titel des 16. bis 18. Jahrhunderts waren die Anforderungen bei der Identifizierung korrekter Exemplare bzw. Ausgaben aus den oft schwer zu entziffernden und unübersichtlichen handschriftlichen Titelaufnahmen, die das Personal stets nur in Gestalt der gescannten Images einzelner Katalogkarten vor sich hatte, sehr anspruchsvoll. Hinzu kamen ein hoher Anteil lateinischer Titel sowie in geringerem Umfang griechische oder hebräische Exemplare.

Abb. 3: Titel-hebräisch

Generell drehte sich die Arbeit der Projektbeauftragten im Team Historische Sammlungen immer wieder um die schwierige Identifizierung der korrekten Ausgaben unter verschiedenen angebotenen Datensätzen im Rahmen der Fremddatenübernahme.

Für die Projektbetreuerinnen in der ULB war die Beantwortung der Katalogisierungsfragen auf hochspezialisiertem Erschließungsniveau zeitweise eine intensive Herausforderung, die nur dank des historischen Bandkataloges und mit Hilfe etlicher Ausflüge ins Altbestandsmagazin zufriedenstellend bewältigt werden konnte.

Im Laufe der Arbeiten tauchten einige Spezialitäten auf, wie sie innerhalb von jahrhundertelang gewachsenen historischen Sammlungen naturgemäß entstehen, die aber von Außenstehenden ohne autoptischen Zugriff auf die originalen Bände nur schwer beurteilt werden können und daher die Arbeit der Projektbetreuerinnen vor Ort unverzichtbar machten. Ein gutes Beispiel bilden unikale, von der Hand einzelner Besitzer kompilierte Sammelbände wie zum Beispiel die Predigten und Reden, die die christlich-sozial engagierte Prinzessin Elisabeth von Hessen für ihren persönlichen Gebrauch um die Mitte des 19. Jahrhunderts zusammentrug und die zu einem fingierten übergeordneten Titel zusammengefasst wurden, unter dem sich 344 Titel in 11 Bänden verbergen. Mit der Eintragung dieses Sammeltitels – der auf den analogen Katalogkarten nur als Zusatzinformation unter dem Titel enthalten und damit in den meisten Fällen mit den Möglichkeiten des Imagekataloges nicht suchbar war – in die lokale PICA-Provenienzkategorie 4804 bleibt der Zusammenhang mit der individuellen Forschungsaktivität der historischen Persönlichkeit und damit der bibliographischen Einheit bei der Anzeige jedes einzelnen Titels nicht nur sichtbar, sondern ermöglicht die gezielte Identifizierung des Zusammenhangs zwischen Katalogtitel und physischem Standort.

Der zentrale und für die Sichtbarkeit und Vermittlungsfähigkeit der historischen Büchersammlung der ULB Darmstadt weitaus wichtigste Aspekt, der mit der überfälligen Retrokonversion einherging, ist das Auftauchen von zuvor nicht wahrnehmbaren, weil kaum suchbaren Beständen. Ein gutes Beispiel dafür bilden Bibelausgaben, nach denen aufgrund ihrer reinen Fülle ohnehin nur schwer gezielt recherchiert werden kann, die aber bei einer Beschränkung der retrieval-fähigen Wörter auf „Bibel“ oder „Biblia“ und allenfalls noch, freilich uneinheitliche, Angaben zur Sprache wie „deutsch“ oder „dt.“ oder „frz.“ nicht einmal annähernd nach spezifischen Kriterien gesucht werden konnten. Die Konversion in elektronische Katalogdaten macht eine Filterung der Suche auf verschiedenen Ebenen endlich möglich und fördert auch Kuriositäten zutage wie beispielsweise Bibelübersetzungen aus dem indischen Sprachraum.

Nach Abschluss der Retrokonversion beginnt nun die eigentliche Erschließung auf der Grundlage von Basiskatalogisaten in maschinenlesbarer Form. Die scheinbar banale, aber zuvor nicht realisierbare Filterung des Altbestandes nach Jahrhunderten macht es nun möglich, die Titel für Abgleiche in VD 16, 17, 18 aufzubereiten und Datengrundlagen für Digitalisierungsinitiativen zu schaffen. In diesem Zusammenhang sollen in den kommenden Jahren Kataloganreicherungen auf Exemplarebene in allen möglichen Bereichen vorgenommen werden. Ein wesentlicher Bestandteil ist hier die Provenienzerschließung, mit der aktuell schon systematisch begonnen wurde.

Der alphabetische Zettelkatalog der ULB Darmstadt umfasst rund 1,02 Millionen Katalogkarten, einschließlich Verweise. Es handelt sich um durchweg maschinenschriftliche Katalogzettel. Manche Titel erstrecken sich über mehrere Zettel.

Im Rahmen einer zweiten öffentlichen Ausschreibung erhielt die in Budapest ansässige Firma Medea Services (im Folgenden als Medea bezeichnet) Ende Mai 2019 den Zuschlag für die Retrokonversion des Katalogs. Zielvorgabe war es, den gesamten Katalog anhand der digitalisierten Katalogkarten des hebis-Retro-Portals bis Ende 2020 in den hebis-Verbundkatalog zu übertragen. Wie beim Schleiermacher-Katalog erstellte die ULB als Erfassungshilfe zunächst ein Pflichtenheft für Medea. Darin wurden Spezifika und Details zur Erfassung der Titel, wie zum Beispiel Eintragung von Abteilungscodes und Ausleihindikatoren, Erfassung von exemplarspezifischen Besonderheiten, Fremddatenübernahme, Verknüpfung von Personennamen sowie „Hausregeln“ dokumentiert. Das Pflichtenheft wurde im Verlauf des Projektes mehrmals geringfügig angepasst.

Im Juni 2019 begann Medea zunächst mit einer stichprobenartigen Probekonversion von circa 100 Karten aus dem hebis-Retro-Katalog. Medea erhielt einen Downloadlink, über den alle Scans, die im Projekt zu bearbeiten waren, heruntergeladen werden konnten. Außerdem richtete der hebis-Verbund Medea einen Zugang zum CBS/WinIBW ein. Im Juli 2019 konnte die Firma dann offiziell mit der Retrokonversion in großem Umfang starten. Als wöchentliches bzw. monatliches Ziel hatte Medea die Bearbeitung von rund 15.000 bzw. 60.000 Katalogkarten anvisiert.

Als Ansprechpartner für Rückfragen von Medea stellte die ULB ein dreiköpfiges Redaktionsteam aus langjährigen Mitarbeiterinnen der Abteilung Bestandsentwicklung und Erschließung zusammen, die über sehr gute Kenntnisse des alten Katalogs und der alten Regelwerke PI und RAK verfügen. Wie zu Beginn des Projekts vereinbart, übersandte Medea ab Juli 2019 fortan alle zwei bis vier Wochen Bearbeitungsprotokolle in Form von Excel-Tabellen, in denen sämtliche bearbeitete Zettel mit Kartennummer aufgeführt waren, inklusive der dazu durchgeführten Tätigkeiten, wie zum Beispiel Ausscheiden einer Verweisung, Treffer im Verbund, Fremddatenübernahme, Neuaufnahme etc., sowie Anmerkungen von Medea (vgl. Abb. 4). Für Zeitschriften (vereinzelt sind im alphabetischen Katalog der ULB auch Karten mit Zeitschriftentiteln enthalten) wurde vereinbart, dass Medea diese nicht bearbeitet, sondern in den Excel-Tabellen lediglich als solche aufführt und kennzeichnet. In den ersten Wochen und Monaten erhielt die ULB per E-Mail zahlreiche allgemeine Rückfragen von Medea und beantwortete diese entsprechend. Im Verlauf des Projekts nahm die Anzahl der Rückfragen prognosegemäß kontinuierlich und deutlich ab. Allgemeine Auskünfte zu Rückfragen wurden sukzessive von der ULB oder Medea in die Erfassungshilfe integriert. Die ULB führte in den ersten Monaten zudem Stichproben durch, um die Konversionsergebnisse zu überprüfen und eventuelle Fehler bzw. Fehlinterpretationen in der Erfassung aufzuspüren und sie Medea mitzuteilen.

Abb. 4: Medea-Bearbeitungsprotokoll

Das Redaktionsteam stand während der gesamten Projektlaufzeit auch in regelmäßigem Dialog mit dem Projektteam des Schleiermacher-Katalogs, um sich zu diversen bibliothekarischen Fragen intern auszutauschen und eine einheitliche Bearbeitung durch die beiden Dienstleistungsfirmen sicherzustellen.

Die Zusammenarbeit mit Medea war von Beginn an auf allen Ebenen äußerst professionell und kollegial und verlief stets einwandfrei. Neben den regelmäßig übersandten Bearbeitungsprotokollen erhielt die ULB am Monatsende jeweils Teilrechnungen zu den bearbeiteten Scans. Außerdem gewährte Medea der ULB Einblick in ihr Controlling. Somit konnte die ULB jederzeit wochenaktuell den Projektfortschritt sowie eventuelle Rückstände oder ‚Überschüsse‘ transparent mitverfolgen. Medea befand sich stets im anvisierten Zeitplan. Vereinzelte Rückstände von wenigen Wochen oder Tagen wurden durch Überproduktion zu späteren Zeitpunkten wieder kompensiert. Rückfragen der ULB wurden schnell und kompetent beantwortet, Hinweise zur Erschließung wurden umgesetzt.

Medea hat die Retrokonversion des ULB Katalogs Ende Dezember 2020 planmäßig abgeschlossen. Insgesamt wurden 1.026.943 Zettelkarten gesichtet. Rund 42% (435.193 Karten) mussten nicht bearbeitet werden, da es sich um Folgekarten, Verweisungen, Zeitschriften, Schriftenreihen o.ä. handelte oder eine Autopsie erforderlich war. 76.211 Karten waren (zum Beispiel aufgrund von früheren Bestellungen, nach denen die Zettel nicht aus dem Katalog entfernt worden waren) schon im ULB-Katalog verzeichnet. 382.040 Titel lagen im hebis-Verbund bereits vor. Hier hat Medea die Lokaldaten der ULB (im Wesentlichen die Signatur) angehängt. 172.020 Titel waren im hebis-Verbund noch nicht verzeichnet. Hier konnte Medea Fremddaten aus anderen Verbünden übernehmen. Bei 23.648 Titeln wurde eine Neuaufnahme erstellt und mit den Lokaldaten ergänzt, da weder im hebis-Verbund noch in Fremdverbünden Daten vorlagen.

Für die ULB stehen nun, wie vorab zu erwarten war, noch diverse Nacharbeiten an. Zum einen wurden die im Katalog enthaltenen Zeitschriften von Medea vertragsgemäß nicht konvertiert, zum anderen müssen diverse Sonderfälle, die im Auftrag der ULB während des Projektes zurückgestellt worden waren, geprüft und bearbeitet werden. Dies betrifft zum Beispiel Titel, die ausschließlich mittels Autopsie katalogisiert werden können sowie komplexe Aufnahmen, wie beispielsweise Konvolute. Diese Nachbearbeitung wird die ULB nun angehen. Ungeachtet dessen können die Kartenimages des hebis-Retro-Katalogs in TUfind für die Öffentlichkeit bereits ausgeblendet werden, da stattdessen die von Medea erstellten Aufnahmen dort angezeigt werden.

Resümee und Ausblick

Mit der von beiden beauftragten Firmen in beeindruckender Professionalität, Schnelligkeit und Präzision bewerkstelligten Retrokonversion aller alphabetischen Altkatalogisate der ULB Darmstadt bzw. ihrer Vorgängerinstitutionen schließt sich eine gewaltige Lücke bezüglich der Sichtbarkeit und Vermittlung der Bestandsgeschichte von der hessisch-darmstädtischen Hofbibliothek über die Landesbibliothek sowie die mit der damaligen Technischen Hochschule nach dem Zweiten Weltkrieg vereinigte Landes- und Hochschulbibliothek. Die Bestände können nun komfortabel über das Suchportal TUfind oder den Online-Katalog recherchiert und bestellt werden. Ein nächstes Ziel zur nochmaligen Differenzierung der speziellen Eigenschaften und Schwerpunkte des gesamten Bestandes ist bereits in den Blick genommen: die Integration der Sacherschließungsdaten aus den vollständig erhaltenen und den jeweiligen Katalogteilen zugeordneten Sachkatalogen des ehemaligen Bibliotheksdirektors Hanns Wilhelm Eppelsheimer und des Hofbibliothekars Andreas August Ernst Schleiermacher.

Silvia Uhlemann, Universitäts- und Landesbibliothek Darmstadt

Angela Hammer, Universitäts- und Landesbibliothek Darmstadt