Netzwerken geht auch Online

Umsetzung einer Online Staff Week zum Thema Open Access – ein Erfahrungsbericht

Staff Weeks werden im universitären Kontext veranstaltet, um Hochschulmitarbeitende zum Austausch über aktuelle und zukünftige Verwaltungsthemen zusammenzubringen. Im Zusammenhang mit Open Access erhalten Bibliotheksmitarbeitende so Einblicke hinter die Kulissen der Einrichtungen ihrer Kolleg*innen. Dabei haben die Teilnehmenden die Gelegenheit, Best Practices in der Umsetzung von Open Access kennenzulernen – z.B. bei der Ausgestaltung von Publikationsfonds oder der Umsetzung von Open Access in unterschiedlichen Organisationseinheiten. Das Veranstaltungsformat bietet Gelegenheit zum intensiven Wissens- und Erfahrungsaustausch und zielt darauf ab, die institutionsübergreifende Zusammenarbeit zu stärken.

Im März 2021 fand aufgrund der Corona-Pandemie eine solche Open Access Staff Week in einem virtuellen Setting statt. Das unkonventionelle Format brachte neue Fragestellungen und Herausforderungen für alle Beteiligten mit sich. In diesem Erfahrungsbericht werden die wesentlichen Aspekte dieses digitalen Events aufgezeigt. Überdies werden Lösungsansätze für die Online-Umsetzung präsentiert.

Ausgangslage

Im Rahmen des Projekts open-access.network1 sind insgesamt fünf Open Access Staff Weeks an verschiedenen Institutionen geplant. Dabei gibt jeweils die gastgebende Einrichtung einen Einblick in ihre Open-Access-Aktivitäten. Zunächst waren alle Staff Weeks als physische Veranstaltungen zum persönlichen Austausch vor Ort angedacht. Um den Teilnehmenden hinreichend Raum zu bieten, zielten wir auf eine überschaubare Teilnehmendenzahl ab. Für die Organisation der Staff Weeks sind die Projektmitarbeitenden am Kommunikations-, Informations-, Medienzentrum (KIM) der Universität Konstanz zuständig; die inhaltliche Gestaltung übernimmt die jeweilige Partnerinstitution. Die erste Open Access Staff Week wurde zusammen mit der Niedersächsischen Staats- und Universitätsbibliothek (SUB) Göttingen durchgeführt und musste aufgrund der Corona-Pandemie virtuell stattfinden. Im Folgenden wird auf die daraus entstandenen Herausforderungen näher eingegangen.

Herausforderungen bei der Organisation einer Online Staff Week

Wie schafft man es, eine dreitägige Vernetzungsveranstaltung virtuell zu gestalten und dabei dem Charakter der Staff Week gerecht zu werden? Eine zentrale Anforderung war, nicht „just another Zoom-Meeting“ zu veranstalten, sondern über den fachlichen Input hinaus einen intensiven Austausch und persönliche Begegnungen in einem dynamischen, interaktiven Setting zu ermöglichen.

Technische Infrastruktur

Die grundlegende Herausforderung bestand folglich darin, ein Tool zu finden, das eine angenehme Kommunikation sowohl in Form von Vorträgen als auch im Rahmen wechselnder Kleingruppen ermöglicht. Auch die Übertragung von Bild und Ton sollte gegeben sein. Als wesentlich erachteten wir zudem, dass das Tool ein freundliches Setting und eine positive Gesprächsatmosphäre erzeugt, sodass sich die Teilnehmenden zum Austausch eingeladen fühlen. In diesem Zusammenhang erschienen uns gängige Videokonferenz-Tools wie Zoom oder BigBlueButton zu starr und unflexibel, da diese keinen schnellen Wechsel von einzelnen Gesprächspartner*innen zulassen. Auch besteht dort nicht die Möglichkeit, eigenständig Kleingruppen zu bilden. Nach intensiver Recherche konnte mit gather.town2 die geeignete Plattform für die Online Staff Week gefunden werden (siehe Abbildung 1). Wir nutzten dabei die kostenlose Version, die Treffen mit bis zu 25 Personen ermöglicht, und legten einen eigenen Raum an, der den Ansprüchen der Veranstaltung gerecht werden sollte. So gab es einen zentralen Gruppentisch für gemeinsame Vorträge und Gespräche, einen Bereich mit Postern, verschiedene kleine Sitzgruppen sowie weitere kleine Gruppentische für den persönlichen Austausch. Das Erstellen eines Raums in gather.town erfolgt entweder mit einer vorgefertigten Vorlage oder im „Map Maker“, wo individuelle Räume, Möbel, Teppichfarben und private Zonen angelegt werden können (siehe Abbildung 2). Die Teilnehmenden bewegen sich in Form eines Avatars frei in dem angelegten Raum fort. Sobald man sich anderen nähert, aktivieren sich Kamera und Mikrofon. So entstehen – wie bei echten Treffen – Kontakte, bei denen man sich austauschen kann. In der engeren Auswahl war auch das Tool wonder.me.3 Im Gegensatz zu gather.town bietet diese Anwendung jedoch keine flexible Raumgestaltung und schied somit aus.

Abbildung 1: Meeting im gather.town Raum.

Abbildung 2: Überblick Map Maker gather.town. Pinke Felder = privater Space, grüne Felder = Eingang.

Die Veranstaltung setzte sich aus mehreren Blöcken zusammen, die ihrerseits in verschiedene Kurzvorträge unterteilt waren. Da infolgedessen zahlreiche Referierende gleichzeitig anwesend waren, wurde die maximale Teilnehmerzahl (25) der kostenlosen gather.town-Version punktuell überschritten. Aufgrund dessen wichen wir für diese Zeiten auf die Videokonferenzsoftware BigBlueButton aus. Dazu war im gather.town-Raum ein entsprechender Link hinterlegt. Der Wechsel der Räume verlief reibungslos. Eine weitere Option wäre die kostenpflichtige Lizenzierung eines größeren gather.town-Raumes gewesen. Da allerdings nur einzelne Veranstaltungsblöcke betroffen waren, entschieden wir uns in diesem Fall für den temporären Raumwechsel. Um sicherzustellen, dass alle Personen mit der Nutzung der verschiedenen Tools sowie mit deren Datenschutzbestimmungen einverstanden sind, wurde im Rahmen des Anmeldeprozesses die entsprechende Zustimmung der Teilnehmenden eingeholt.

Zusammenarbeit online

Bei einem physischen Treffen finden Zusammenarbeit und Dokumentation üblicherweise auf einem Whiteboard, einer Tafel oder einem Flipchart statt. Daher war es naheliegend, auch für das virtuelle Treffen ein Online-Whiteboard zu nutzen, wir entschieden uns für MIRO.4 Dieses diente als zentrale Anlaufstelle für die gesamten drei Tage. Darauf war die Agenda zu finden, Protokolle wurden hier verfasst, Präsentationen hochgeladen, es wurde gemeinsam gebrainstormt und Feedback gegeben (siehe Abbildung 3). Damit alle Gäste das Whiteboard ohne vorherige Registrierung nutzen konnten, war der Erwerb einer lizenzierten Version nötig.

Abbildung 3: Das MIRO Board mit den verschiedenen Bereichen.

Socializing

Auf Online-Veranstaltungen, so die gängige Kritik, kommt die Vernetzung mit anderen Personen oft zu kurz. Kurze Gespräche, die zum Beispiel in der Kaffeepause bei einem Treffen vor Ort nebenbei stattfinden, lassen sich nur schwer auf den virtuellen Raum übertragen. Um dem entgegenzutreten, planten wir gezielte Zeiten zum „Socializen“ ein. So wurde am ersten Tag die Vorstellungsrunde als Partnerinterview abgehalten, wobei sich jeweils zwei Personen zunächst in einem separaten Gespräch miteinander bekannt machten, um dann die jeweils andere Person dem Plenum vorzustellen. Durch die Möglichkeit, sich in gather.town individuell durch den digitalen Raum zu bewegen, konnte ein schneller Wechsel vom Zweier- zum Gruppengespräch stattfinden. Darüber hinaus fand eine Art „Speed-Dating“ statt. In diesem Rahmen erhielten die Teilnehmenden die Gelegenheit, jeweils fünf Minuten mit einer Person zu sprechen, bevor die Gesprächspartner*innen reihum wechselten, sodass man mit mehreren Personen Einzelgespräche führen konnte. Zudem wurde für die Pausen im gather.town-Raum ein Link zu einem Sportvideo hinterlegt, welches zur Bewegung im sonst so physisch starren Online-Kontext anregen sollte. Zu Beginn eines jeden Tages fand ein Warm-up-Spiel statt, das zur Auflockerung des Online-Formats beitrug.5 Auch ein „Buzzword-Bingo“, welches im Voraus verteilt worden war, fand Anwendung. Am zweiten Tag wurde zusätzlich ein virtuelles Abendprogramm angeboten, das trotz des langen Veranstaltungstags gut besucht war. Als Programmpunkt gab es ein Quiz mit Bezug zur Stadt der gastgebenden Institution (Göttingen), das im Stil der beliebten Kinder-Quizshow „1, 2 oder 3“ aufgebaut war. Dabei mussten die Ratenden durch den virtuellen Raum auf das Feld der ihrer Meinung nach richtigen Antwort laufen (siehe Abbildung 4). Das anschließende lockere Beisammensein bot die Möglichkeit, sich außerhalb der Veranstaltungsstrukturen miteinander auszutauschen.

Abbildung 4: Twitter-Post am 17. März 2021 zum Abendprogramm der Open Access Staff Week. Quelle: open-access.net, Twitter, <https://twitter.com/openaccessnet/status/1372254113203945473>, Stand: 30.04.2021.

Programm

Das zuvor beschriebene Socializing war Teil des Rahmenprogramms. Die inhaltlichen Beiträge steuerte die SUB Göttingen als gastgebende Institution bei. Im Vorfeld der Veranstaltung wurde abgefragt, welche Themen vonseiten der Teilnehmenden erwünscht sind. Diese Wünsche wurden bei der Programmplanung entsprechend berücksichtigt. Am ersten Tag wurden verschiedene Services und organisatorische Einrichtungen der SUB Göttingen umfassend vorgestellt, wie beispielsweise der Universitätsverlag,6 die Repositorien7 und Fachreferate8 sowie Fachinformationsdienste (FID).9 Anschließend hatten alle die Möglichkeit, mit Hilfe vorab vorbereiteter Poster die Open-Access-Aktivitäten der eigenen Einrichtung vorzustellen und mit den übrigen Teilnehmenden in die Diskussion einzutreten.

Am zweiten Tag gab es einen großen Block rund um das Thema „Open-Access-Finanzierung und Publikationsfonds“, da dieses Thema mehrfach in der vorherigen Abfrage von den Teilnehmenden gewünscht worden war. Dazu gab die SUB Göttingen einen detaillierten Einblick in die Workflows bei der Abwicklung der Open-Access-Publikationskostenübernahme. Am Nachmittag fand das Open Science Meet Up der SUB Göttingen statt, bei dem die Teilnehmenden der Staff Week partizipieren konnten.10 Das Meet Up wird vierteljährlich in englischer Sprache ausgerichtet und bringt engagierte Wissenschaftler*innen und Bibliothekar*innen zusammen, die sich für die Umsetzung der Open-Science-Prinzipien am Campus Göttingen interessieren. In diesem Kontext können aktuelle Themen besprochen werden. Diesmal stand das Thema „Open Access Books“ im Vordergrund, für das international renommierte Referierende gewonnen werden konnten.

Am letzten Tag wurde zunächst auf die Aufgaben der SUB Göttingen im Projekt open-access.network eingegangen. Hier wurden die Zuständigkeiten rund um die technische Umsetzung der aktuellen Informationsplattform open-access.net sowie der Relaunch der neuen Seite open-access.network thematisiert. Überdies wurden die Kommunikationstätigkeiten im Projekt aufgezeigt. Anschließend war eine Stunde als Puffer für weitere Fragen eingeplant. Zudem war hier Zeit für Vorträge, die noch nachgeholt werden mussten. Dies erwies sich als sehr hilfreich, da am ersten Tag aufgrund längerer Diskussionen oder technischer Schwierigkeiten nicht alle geplanten Vorträge gehalten werden konnten und so Nachholbedarf bestand.

Begleitet wurde das Programm vom Social-Media-Team des Projekts open-access.network, das aktiv auf Twitter über die Veranstaltung berichtete und Live-Einblicke in die Open Access Staff Week nach außen trug (siehe Abbildung 4).11 Die genaue Agenda zeigt Abbildung 5.

Abbildung 5: Agenda der virtuellen Open Access Staff Week vom 16. bis 18. März 2021.

Feedbackrunde

Nicht zuletzt wegen des experimentellen Charakters der virtuellen Staff Week war uns ein umfassendes und aussagekräftiges Feedback von Seiten der Teilnehmenden besonders wichtig. Hierfür haben wir am Ende der Veranstaltung eine zeitlich großzügig bemessene Feedbackrunde durchgeführt. Zunächst bekamen die Teilnehmenden die Gelegenheit, in eigens dafür vorbereiteten Bereichen auf MIRO kleine Post-its mit Feedback zu Inhalt und Organisation der Veranstaltung zu hinterlegen (siehe Abbildung 6). Im Anschluss daran wurden sie gebeten, die wichtigsten Punkte mündlich vorzutragen. Ergänzend dazu wurde eine anonyme, standardisierte Online-Umfrage durchgeführt, die auch bei anderen Veranstaltungen des Projekts open-access.network eingesetzt wird.

Die Ergebnisse aus Feedbackrunde und Online-Umfrage waren sehr erfreulich. Die Teilnehmenden beurteilten die Veranstaltung sowohl insgesamt als auch inhaltlich und organisatorisch positiv bis sehr positiv. Auffällig war hierbei, dass die eingesetzten Tools als besonders geeignet eingeschätzt wurden, vor allem gather.town wurde mehrmals explizit gelobt. Auch die rege Teilnahme an der Abendveranstaltung zeugt aus unserer Sicht davon, dass die digitalen Angebote Anklang fanden. Wir hatten den Eindruck, dass viele trotz der ausschließlich virtuell durchgeführten Tagesveranstaltung dazu bereit waren, sich erneut auf eine digitale Runde einzulassen. Als Verbesserungsvorschlag wurde angeregt, bei der Vermittlung der inhaltlichen Blöcke zukünftig weniger auf die klassische Kombination von Frontalvorträgen und anschließenden Fragen zu setzen. Hier hätten sich die Teilnehmenden mehr Zeit zum eigenen Arbeiten und zum gemeinsamen Austausch in Kleingruppen gewünscht.

Abbildung 6: Ausgewählte Feedback Post-its der Teilnehmenden.

Fazit eines dreitägigen Online-Events

Das gleichermaßen positive wie konstruktive Feedback bestätigt uns darin, die erste Ausgabe unserer Online Staff Week als gelungenen Auftakt zu werten. Die SUB Göttingen hat auf vielfältige Weise Einblicke in ihre Open-Access-Aktivitäten gegeben und ist dabei auch detailliert auf Workflows und Arbeitsweisen eingegangen. Dabei kamen spannende und erkenntnisreiche Diskussionen zustande. Auch von Seiten der Teilnehmenden wurden interessante Einblicke in die eigenen Open-Access-Aktivitäten gegeben und es fand ein reger Austausch über spezifische Herangehensweisen statt. Insbesondere war es uns wichtig, auch für Interaktion zu sorgen. Dies scheint aus unserer Sicht sowie nach Meinung der Teilnehmenden sowohl mit dem Tool gather.town als auch mit dem Rahmenprogramm gelungen zu sein. Beide Tools funktionierten auch in technischer Hinsicht bis auf einzelne Ausnahmen reibungslos. Als sehr zuträglich erwies sich überdies die allgemeine Offenheit und Aufgeschlossenheit. Mit der Gewissheit, dass sich auch Staff Weeks erfolgreich virtuell umsetzen lassen und ausgestattet mit frischen Anregungen und Ideen freuen wir uns nun auf unsere zweite Staff Week, die wir abermals online durchführen werden. Dafür sind wir nun auf der Suche nach der nächsten gastgebenden Institution.

Virtuelle Staff Week – unsere Erfahrungen und Tipps kurz und knapp

• Für die technische Basis empfiehlt sich eine Kombination aus einem Videokonferenz-Tool und einem Kollaborationstool. Die Kombination von gather.town und MIRO funktionierte reibungslos. Zudem sollte ein Back-up-Raum in einem anderen Videokonferenz-Tool (z. B. BigBlueButton) eingerichtet werden, um bei technischen Schwierigkeiten darauf zurückgreifen zu können.
• Am ersten Tag ist reichlich Zeit einzuplanen, um die Teilnehmenden in die Technik einzuführen. Es lohnt sich, vorab eine bebilderte Anleitung zu versenden.
• Rechtzeitig vor der Veranstaltung sollte ein Technik-Test mit den Vortragenden durchgeführt werden.
• Aufgrund des ausschließlich virtuellen Kontexts sollten ausreichend Pausen eingeplant werden.
• Für Abwechslung und Auflockerung sorgen Warm-ups und geplante soziale Interaktionen. Im Programm sollten eigene Blöcke für das Socializing eingeplant werden.
• Eine vorherige Abfrage der gewünschten Themen unterstützt die Programmplanung immens.
• Mut zum Abendprogramm lohnt sich. Hier ist anzuraten, einen kurzen Programmpunkt zu planen, der in den lockeren Austausch einführt.
• Die inhaltliche Aktivierung der Teilnehmenden sowie umfassende Gelegenheiten zum Austausch sind laut Feedback essenziell. Es empfiehlt sich, den Anteil frontaler Vorträge minimal zu halten und eher auf aktive Formate der Art „Bring your own Problem“ sowie Selbstbeteiligung der Teilnehmenden zu setzen.
• Die Präsentationen und Protokolle direkt (live) bereitzustellen hilft bei einer mehrtägigen Veranstaltung, das Vergangene besser in Erinnerung zu halten. Dies sollte durch eine mündliche Rekapitulation des jeweiligen Vortages ergänzt werden.

An dieser Stelle möchten wir uns herzlich bei der SUB Göttingen für die gute Zusammenarbeit bedanken, allen voran bei Daniel Beucke.

Hannah Schneider, KIM der Universität Konstanz

Andreas Kirchner, KIM der Universität Konstanz

Maximilian Heber, KIM der Universität Konstanz

Zitierfähiger Link (DOI): https://doi.org/10.5282/o-bib/5709

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