Ergebnisse des DEAL Praxis-Austauschs zu Publikations- und Kostendatenmanagement am 13. April 2021

Wie etablieren Bibliotheken Services rund um das wissenschaftliche Publizieren an ihren Einrichtungen? Welche Strategien wenden sie an, um Informationen über die Veröffentlichungen ihrer Universität oder Forschungseinrichtung möglichst vollständig zentral zusammenzuführen? Diese Fragen diskutierten über 100 Bibliothekskolleg*innen aus fast ebenso vielen Wissenschaftseinrichtungen beim DEAL1 Praxis-Austausch, den die Max Planck Digital Library Services GmbH am 13. April 2021 als Zoom-Veranstaltung organisierte.

Relevant ist das Thema des effektiven Publikationsmanagements unter anderem vor dem Hintergrund der neu aufgesetzten DFG-Förderlinie Open Access Publikationskosten2. Nicht nur kann das Programm jetzt auch von außeruniversitären Wissenschaftseinrichtungen genutzt werden; neu ist ebenfalls, dass es neben dem goldenen Open-Access-Weg gleichfalls die Finanzierung des hybriden Publizierens im Rahmen von Transformationsverträgen unterstützt. Damit ist die neue Förderlinie für alle DEAL-Einrichtungen eine Option, um eventuelle Risiken des Übergangs von Subskription nach Open Access abzufedern. Entsprechend gaben bei der Registrierung zur Veranstaltung zwei Drittel der Teilnehmer*innen an, einen DFG-Antrag unter Bezugnahme auf die Förderlinie vorzubereiten, und auch an den Einrichtungen im verbleibenden Drittel wurde eine Antragstellung zumindest erwogen.

Nach kurzen Impulspräsentationen von Agathe Gebert (GESIS – Leibniz-Institut für Sozialwissenschaften ist) und Bernhard Mittermaier (Forschungszentrum Jülich) zum Open Access Monitor3 tauschten sich die Teilnehmer*innen in Breakout-Gruppen zu jeweils acht bis zehn Personen über die Vorgehensweisen, Tools und Prozesse aus, mithilfe derer sie das Publikationsmanagement an ihren Einrichtungen gestalten. Mit Erleichterung wurde festgestellt, dass offenbar überall „mit Wasser gekocht wird“ und die Herausforderungen sehr ähnlich sind; angefangen bei der grundsätzlichen Frage, wie man es schafft, die Bibliothek als zentrale Anlaufstelle für das institutionelle Publikationsmanagement zu etablieren bis hin zu den eingesetzten Tools zur Unterstützung der Publikationsverwaltung. Eine besondere Komplexität stellt derzeit das Eruieren von publikationsrelevanten Informationen aus Buchungs- und Haushaltssystemen dar. Die Finanzbuchhaltung ist oft die einzige Quelle, um herauszufinden, welche Ausgaben es seitens der Publizierenden für hybrides Open Access außerhalb von Transformationsverträgen gegeben hat, oder um zu ermitteln, ob Zahlungen für Farbabbildungen, Überlänge, oder für sonstige Gebühren, die nicht für Open Access relevant sind, an die Verlage stattgefunden haben.

In einer zweiten Breakout-Runde sammelten die Gruppen schließlich Lösungsansätze. Welche Verfahren und Strategien haben sich bewährt? An welcher Einrichtung kommen welche Tools zum Einsatz? Hier zeigte sich, dass den Bibliotheken ihr Wissen über Recherchetechniken, Datenbanken und Verlagszusammenhänge zugutekommt und häufig vielfältige Quellen genutzt werden. Neben den Alert-Funktionen der Datenbanken kommen auch hausinterne Formulare zum Einsatz, über die Wissenschaftler*innen die Angaben zu ihren Publikationen an die Bibliothek weiterleiten. Zielführend sind auch Services, die den Wissenschaftler*innen die Nachnutzung von Publikationslisten, z.B. auf ihren persönlichen Websites oder Profilseiten, ermöglichen. Sie bieten Anreize für einen regelmäßigen Austausch mit der Bibliothek.

Die Ergebnisse aus beiden Sessions wurden nach Themen geclustert und in einer Matrix4 zusammengestellt. Insofern es beispielhafte Lösungen an einer oder mehreren Einrichtungen gab, wurden sie als Referenzeinrichtungen aufgeführt.

Fazit: Ob One-Person-Library oder Universitätsbibliothek: Die Publikationsverwaltung ist nahezu überall ein fester Bestandteil des Serviceportfolios von Bibliotheken. Im Vordergrund steht mehr und mehr nicht nur der reine Nachweis der Publikationsleistung einer Einrichtung (z. B. in der Hochschulbibliographie), sondern – im Zuge der Open-Access-Transformation – vor allem die Finanzierung. Dadurch werden die kontinuierliche und systematische Erfassung und der Ausbau von Services für die Publizierenden immer wichtiger.5

Kai Geschuhn, Max Planck Digital Library Services GmbH, München

Zitierfähiger Link (DOI): https://doi.org/10.5282/o-bib/5711

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