Fachreferat plus X

Transformation des wissenschaftlichen Dienstes an der Universitätsbibliothek Duisburg-Essen

Christina Kläre, Universitätsbibliothek Duisburg-Essen
Dorothee Graf, Universitätsbibliothek Duisburg-Essen
Anke Petschenka, Universitätsbibliothek Duisburg-Essen
Stephanie Rehwald, Universitätsbibliothek Duisburg-Essen
Felix M. Schmidt, Universitätsbibliothek Duisburg-Essen
Eike T. Spielberg, Universitätsbibliothek Duisburg-Essen
Jessica Stegemann, Universitätsbibliothek Duisburg-Essen
Katharina Cyra, Universitätsbibliothek Duisburg-Essen

Zusammenfassung

Als Ergebnis formaler und strategischer Leitungs- und Personalentscheidungen hat sich an der Universitätsbibliothek Duisburg-Essen in den letzten Jahren das Modell „Fachreferat plus X“ entwickelt. Entlang zahlreicher thematischer Felder wird in diesem Aufsatz dargestellt, wie sich Aufgaben- und Tätigkeitsbereiche des wissenschaftlichen Personals verändert haben. Zudem werden daraus resultierende unterschiedliche Folgen für die Universitätsbibliothek als Organisationseinheit und ihr Dienstleistungsportfolio beschrieben.

Summary

Based on formal and strategic decisions with respect to human resources management and general library management, this paper presents the Duisburg-Essen University Library’s model “subject librarian plus x”, which has evolved in recent years. The authors focus on changes in organisational structure as well as in service portfolio by giving examples of tasks and in fields of activities of the scientific library staff.

Zitierfähiger Link (DOI): https://doi.org/10.5282/o-bib/5786

Autorenidentifikation:
Christina Kläre: GND: 1037228650, ORCID: https://orcid.org/0000-0001-6651-984X
Dorothee Graf: GND: 1201448034, ORCID: https://orcid.org/0000-0002-0158-324X
Anke Petschenka: GND: 1250183944, ORCID: https://orcid.org/0000-0002-5305-741X
Stephanie Rehwald: GND: 105681912X, ORCID: https://orcid.org/0000-0002-5884-4471
Felix M. Schmidt: GND: 1059890976, ORCID: https://orcid.org/0000-0002-9277-7954
Eike T. Spielberg: GND: 140401822, ORCID: https://orcid.org/0000-0002-3333-5814
Jessica Stegemann: GND: 1204592322, ORCID: https://orcid.org/0000-0002-4149-1825
Katharina Cyra: ORCID: https://orcid.org/0000-0002-3366-2049

Schlagwörter: Organisationsentwicklung, Personalentwicklung, wissenschaftsnahe Dienste

Dieses Werk steht unter der Lizenz Creative Commons Namensnennung 4.0 International.

1. Einleitung

Vom „Subject Librarian“ zum „Liaison Librarian“ und „Embedded Librarian” – insbesondere im englischen Sprachraum wird deutlich, dass die Aufgaben, die Fachreferent*innen ursprünglich zugeschrieben wurden, und damit die Erwartungshaltung an den wissenschaftlichen Dienst in Bibliotheken im stetigen Wandel sind:1 Einhergehend mit der Digitalisierung von Medien und Prozessen reduziert sich der Anteil des Bestandsmanagements und dessen Vermittlung als wesentliche Kernaufgabe der Fachreferatsarbeit u.a. durch verbesserte Neuerscheinungsdienste, Evidence Based Selection, Discovery Systeme, (teil-)automatisierte Sacherschließung und Aussonderungsempfehlungen auf komplexe(re) Fälle. Gleichzeitig verdeutlichen die drei eingangs erwähnten Funktionsbezeichnungen die Abwendung vom*von der „klassische*n Fachreferent*in, der*die ‚nur‘ erwirbt und erschließt“2 über den*die „Fachreferent*in 2000“, der*die aktive Fachinformation betreibt3 hin zum*zur Diplomat*in des Fachs, der*die entsendet wird und die Bedarfe insbesondere der primären Zielgruppen von Hochschulbibliotheken – Studierenden, Lehrenden und Forschenden – in die Bibliothek hineinträgt.

Die Universitätsbibliothek (UB) Duisburg-Essen folgt dieser Transformation auch in Orientierung an die Strategien zu Studium, Lehre und Forschung der Universität Duisburg-Essen (UDE) und ihrer daraus abgeleiteten Rolle als innovative und kundenorientierte Bibliothek durch das Modell „Fachreferat plus X“. Die Aufgaben des wissenschaftlichen Dienstes, die unter X fallen, lassen sich grob in die zwei Cluster „Fachreferat plus externe Services“ und „Fachreferat plus interne Services“ zusammenfassen. Strukturell kennzeichnend ist das Plus zwischen beiden inhaltlichen Bereichen. Es fokussiert auf die Scharnierfunktion der Fachreferent*innen zwischen Universität und Bibliothek, zwischen Fachbezogenheit und informationswissenschaftlicher Expertise sowie zwischen Dienstleistungsbedarf und Dienstleistungserstellung.

2. Rahmenbedingungen

Um der Scharnierfunktion und den über diese identifizierten veränderten Anforderungen der Zielgruppen gerecht zu werden, setzt die ehemalige ebenso wie die aktuelle Bibliotheksleitung der UB der UDE seit einiger Zeit auf Fachreferat plus X, mit dem der wissenschaftliche Dienst neben der Betreuung eines oder mehrerer Fachreferate entweder auf Wunsch Freiraum oder sogar explizit den Auftrag erhält, in weitgehend eigenständiger (Projekt-)Arbeit Themen rund um die Weiterentwicklung zu einer lehr- und forschungsunterstützenden UB voranzutreiben. Damit der gute interne Austausch gesichert und die Anbindung an die Fachbereiche gestärkt werden, bleiben die Aufgaben zumindest in der Anfangsphase an die Fachreferate gekoppelt. Somit entwickelt sich auch die Fachreferent*innenrunde, die in Form regelmäßiger Sitzungen der Fachreferent*innen stattfindet, zu einer überfachlichen Austauschplattform weiter. Mittels X werden „neue“ Aufgaben analog zum Bereich Forschung und Entwicklung in For-Profit-Organisationen für ein bedarfsorientiertes Dienstleistungsportfolio diskutiert und Fortschritte dargestellt. In engem Konnex erfolgte 2015 die Gründung einer Arbeitsgruppe (AG) „Forschung und Innovation“ mit dem Auftrag, Themen wie etwa das Forschungsdatenmanagement (FDM), Bibliometrie ebenso wie Open Access (OA) voranzutreiben. Da diese Themen mittlerweile Bestandteil des Kernportfolios der UB sind, dem wissenschaftlichen Dienst der UB das Selbstverständnis als Stabsbereich „wissenschaftliche Dienste und Innovation“ inhärent ist und die Aufgaben der AG innerhalb der Organisation verortet wurden, konnte die AG zwischenzeitlich aufgelöst werden. Der Bereich bündelt damit Themen bzw. Dienstleistungen, die entweder noch nicht die Reife für eine flächendeckende (Markt-) Einführung haben (vgl. Fachreferat plus Data Literacy Education) oder die einen hohen Individualisierungsgrad aufweisen, sodass eine geringe Nachfrage auf einen komplexen Dienstleistungserstellungsprozess trifft (vgl. Fachreferat plus bibliometrische Services).

Die stetige Weiterentwicklung von Kooperationsmodellen zwischen Fachreferat und Fachangestellten für Medien- und Informationsdienste sowie Bibliothekar*innen, die die Fachreferent*innen hinsichtlich Routineaufgaben entlasten, ermöglicht letztendlich die Umsetzung von Fachreferat plus X. Dies betrifft sowohl die Zusammenarbeit im Bestandsmanagement, indem anhand von Ausleihstatistiken sowohl die Bestandsreduktion als auch -erweiterung durch Beschäftigte der Ortsleihe und Medienbearbeitung z.T. übernommen wird, als auch die Unterstützung im Bereich der Förderung von Informationskompetenz durch Mitglieder des Schulungsteams. Zwar liegt die fachspezifische Förderung von Informationskompetenz konzeptionell weiterhin in der Verantwortung der Fachreferentin oder des Fachreferenten, hinsichtlich der Durchführung nimmt jedoch das Schulungsteam als Teil des Dezernats Benutzung eine bedeutende Rolle ein. Längst im Standardrepertoire verankert sind Veranstaltungen zu Literaturverwaltungsprogrammen.4 Das Schulungsangebot zur Literaturverwaltung hat sich auf Grundlage eines systematischen Vergleichs von Software zur Literaturverwaltung unter Berücksichtigung fachspezifischer Anforderungen durch zwei Fachreferentinnen entwickelt, die gemäß Fachreferat plus X die ersten Veranstaltungen konzipierten und durchführten, sie bald nach erfolgreicher Erprobung aber in die Hände von Kolleg*innen jenseits des Fachreferats gaben. Durch Kooperationen mit anderen universitären Bereichen konnten in der Folge weitere Schulungsangebote, deren Harmonisierung und curriculare Verankerung umgesetzt werden: In dem in diesem Rahmen eingeführten Bibliotheksschein, der die drei Schulungen „Einführung in die Nutzung der UB“, „Literaturrecherche“ und „Fachliche Literaturrecherche“ kombiniert, greifen Schulungsangebote und curriculare Anforderungen einzelner Studiengänge zur Förderung fachlicher und überfachlicher Kompetenzen ineinander.5 Keimzelle dieses und ähnlicher Konzepte ist stets der Kontakt einer*eines Fachreferent*in zu Fachwissenschaftler*innen. Kennzeichnend für die Etablierung des Angebots ist die dauerhafte Übergabe an das Schulungsteam, sofern sich die Dienstleistung an Studierende richtet. Handelt es sich um ein Angebot, das sich an Promotionsstudierende oder wissenschaftliche Mitarbeiter*innen richtet, werden die Veranstaltungen weiterhin durch Fachreferent*innen – oft unterstützt durch das Schulungsteam – durchgeführt.

Diese und weitere Supportservices für Hochschulangehörige wurden schon früh durch die aktiv gelebte Personalpolitik an der UB der UDE, und hier insbesondere durch Fort-, Weiterbildung und den Aufstieg von Kolleginnen und Kollegen, ermöglicht.6 Gleichzeitig berücksichtigen die Kooperationsmodelle die Reduktion klassischer Aufgaben in den betreffenden Abteilungen v.a. bedingt durch die (Teil-)Automatisierung von Prozessen oder durch die Umstellung zu Self-Services, wie Selbstverbuchungsgeräten. Dabei gilt die Prämisse, dass weder Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste noch Bibliothekar*innen obsolet werden, sondern sich der Funktions- und Aufgabenwandel hier gleichsam fortsetzt. Zur gelungenen Umsetzung des Modells trägt ebenfalls der gezielte Ausbau der Kapazitäten im Bereich Informationstechnik (IT), insbesondere der Softwareentwicklung, bei, da dieser die Fachreferent*innen im Sinne der Prozess-(teil-)automatisierung entlastet.

Auf Basis der beschriebenen Rahmenbedingungen hat sich eine Art Nährboden für Dienstleistungsinnovationen entwickelt. Die Verteilung der Fachreferate auf derzeit 20 Beschäftigte, von denen vier nicht dem wissenschaftlichen Dienst angehören, schafft ebenfalls Kapazitätsspielraum für Kreativphasen und kundenorientierte Bedarfsermittlung im Sinn eines experimentellen Innovationsmanagements.7 Die Experimentierphasen sind zunächst zwar durch einen Projektcharakter geprägt; das i.d.R. unbefristete Arbeitsverhältnis der Fachreferent*innen begünstigt jedoch die längerfristige Perspektive. Letztendlich ist der Ursprung der Projekte die individuelle Inspiration und Ambition des*der Beschäftigten und die motivierende Unterstützung in kollegialer Zusammenarbeit. Dennoch muss die Projektrelevanz für die UB gegenüber der Bibliotheksleitung, die gleichzeitig die unmittelbare Vorgesetzte der meisten Fachreferent*innen ist, selbstverständlich gut begründet werden. Die Diversität der akademischen Hintergründe innerhalb des wissenschaftlichen Dienstes trägt dabei zu einem breit gestreuten Ideenpool bei. Darüber hinaus ist die Multidisziplinarität im Kollegium und damit auch das kritische Feedback hilfreich für die Anerkennung der Angebote auch außerhalb der UB.

Der Austausch der multidisziplinären wissenschaftlichen Beschäftigten befördert Impulse und interne Vorarbeiten, die z.T. in Förderanträge und drittmittelgeförderte Projekte münden. Viele der Innovationen sind durch Entwicklungen auf dem Publikations- und Medienmarkt bzw. in Forschung und Lehre geprägt, für die es immer häufiger entsprechende Förderlinien gibt. Ein Großteil der drittmittelgeförderten aber auch nicht drittmittelgeförderten Projekte an der UB der UDE führte bereits (a) zu neuen Dienstleistungen z.B. hinsichtlich der Förderung von Datenkompetenzen Studierender, (b) zu einer Verdichtung von Dienstleistungen als Querschnittsaufgabe, die verschiedene Bereiche miteinander verbindet, z.B. im Bereich OA, oder spiegeln sich sogar (c) in der Gründung einer neuen Organisationseinheit, wie im Fall der Research Data Services.8 Im Folgenden werden die Themen und Aufgaben des wissenschaftlichen Dienstes der UB der UDE, die unter X fallen, beschrieben.

3. Fachreferat plus externe Services

Dienstleistungen, die sich direkt an Bibliothekskund*innen richten, werden hier als externe Services zusammengefasst. Sämtliche nachstehend dargelegten Aufgaben fokussieren zwar die Rolle des wissenschaftlichen Dienstes, können allerdings nur in Kooperation mit den weiteren Bibliotheksbeschäftigten aus Back- und Frontoffice angeboten werden. Neben (der Entwicklung von) konkreten Services für Hochschulangehörige erfordert das Innovationsmanagement im Bereich der externen Services Kapazität für Projektmanagement, das zusätzlich zum Schreiben von Fördermittelanträgen auch die Projektleitung und -koordination z.T. in Verbindung mit der Leitung von befristet eingestelltem Projektpersonal umfasst.

3.1. Fachreferat plus digitaler Lernraum

Die Digitalisierung und die COVID-19-Pandemie können als Motor und Beschleuniger bei der Gestaltung innovativer Lehr- und Lernprozesse sowie bei der Ausstattung von Lehr- und Lernräumen von Hochschulen bewertet werden. Zwar konnten Hochschulen bereits vor der Pandemie auf bewährte technische Infrastrukturen, wie Repositorien, cloudbasierte Filehosting-Dienste oder Lernmanagementsysteme, zurückgreifen und haben mit digitalen Tools sowie Applikationen die digitale Transformation im Arbeits- und Lernkontext forciert, aber die mit der pandemischen Situation einhergehende Vorgabe, flächendeckend von Standorten außerhalb der Hochschule zu arbeiten, zu lernen und zu lehren, hat der Digitalisierung der Angebote und Services in den Hochschulbibliotheken noch einmal einen besonderen Schub verliehen. Dabei konnte auf bereits bestehende Konzepte ebenso zurückgegriffen wie digitale Chancen zur Entwicklung und/oder Anpassung neuer digitaler Angebote und Services ergriffen werden. Die Etablierung des digitalen Lernraums in der Bibliothek ist unter Berücksichtigung immer schneller werdender technischer Innovationszyklen eine logische Konsequenz dieser Entwicklung, um Bibliothekskund*innen neue Raumkonzepte und multifunktionale Kreativräume anzubieten. Das umfasst sowohl physische Räume, die digitale Komponenten enthalten (von multimedial ausgestatteten Gruppenarbeitsräumen bis hin zu Gaming-Ansätzen), als auch virtuelle Räume, die auf den physischen Raum Bezug nehmen (Campus-Applikationen, Gaming- und Mixed-Reality-Ansätze, usw.).

Die Wurzeln des Duisburg-Essener Bibliotheksbereichs „digitaler Lernraum“ gründen in der bereits 2006 initiierten kooperativen Betreuung des Lernmanagementsystems Moodle der UB und dem Zentrum für Informations- und Mediendienste (ZIM). Zielgruppe dieses Angebots waren und sind Lehrende der UDE. Seit 2012 ist die UB Partnerin in der E-Learning-Allianz und im E-Learning-Lenkungsausschuss und hat die „Strategie zur Digitalisierung in Studium und Lehre“9 mitverantwortet.10 Auch an der Formulierung der E-Learning-Strategie 201311 war sie aktiv beteiligt.

Die zuständige Fachreferentin treibt darauf aufbauend die bibliothekarischen Aspekte von Open Educational Resources (OER), z.B. die Anwendung von Creative Commons-Lizenzen, urheberrechtskonforme (Nach-)Nutzung, Nachweis, Recherche, Archivierung, Sensibilisierungs- und Schulungsmaßnahmen, voran und hat eine OER-Policy vorbereitet.12 Ergänzend dazu wirken die Fachreferentin und eine Kollegin aus dem Schulungsteam im Projekt „digi-komp.nrw“13 mit, das auf die Erstellung von Online-Selbstlernmodulen zur Förderung der Medien- und Informationskompetenz und deren Veröffentlichung als OER zielt.

Als Bereich, der Bedarfe von Studium und Lehre unterstützt, ist der Digitale Lernraum in der UB dem Bibliotheksdezernat Benutzung zugeordnet und als zeitgemäße Ausweitung des physischen Lernraums zu verstehen. Die betreffende Fachreferentin ist dadurch dem Benutzungsdezernenten unterstellt.

3.2 Fachreferat plus Data Literacy Education

Basierend auf einem entsprechenden Studien- und Praxishintergrund der betreffenden Kollegin und der Möglichkeit, bereits im Praxisprojekt im Rahmen des MALIS-Studiums an der TH Köln14 die Förderung von Kompetenzen an der Schnittstelle zwischen Informationskompetenz und Data Literacy zu adressieren15, konnte das Themenfeld Data Literacy Education als zu explorierender Innovationsbereich – wenn auch derzeit noch im Projektstatus – identifiziert werden. Die Förderung der Data Literacy Studierender, also der Kompetenzen rund um Datensammlung, -management, -evaluation und -anwendung16, bedarf zwar fachlicher, statistisch methodischer und informatorischer Expertise, jedoch darf dabei auch die Rolle von Informationsspezialist*innen hinsichtlich eines Beitrags zur Förderung dieser Kompetenzen nicht unterschätzt werden.17 Die UB der UDE bietet hierzu nicht nur den Zugriff auf Faktendatenbanken und Kurse zur Datenrecherche, sondern engagiert sich sowohl koordinierend als auch im Rahmen der Content-Produktion und Infrastrukturbereitstellung im Projekt DataCampus UDE.18 Die Wahrnehmung der UB als Partnerin in der Lehre wurde bereits bei der Fördermittelantragstellung sehr begünstigt, bei der die betreffende Fachreferentin bereits inhaltlich mitgewirkt hat. Zusätzlich wurde eine enge Kooperation einerseits mit Lehrenden der sog. DataCommunity, andererseits mit UB-internen als auch -externen Akteur*innen z.B. zur bedarfsorientierten Vermittlung von OER-Dienstleistungen auf den Weg gebracht. Zwar kommt hier dem X eher eine Rolle als Themenreferat zu, dennoch ist die Nähe der verantwortlichen Fachreferentin zum Fach, im konkreten Fall die Wirtschaftswissenschaften, von Vorteil: Die Erwartungen und Bedarfe einer Disziplin waren bekannt und dienten als Impuls. Dennoch ist die Zusammenarbeit mit der DataCommunity nicht mit den Erfahrungen aus der Fachreferatsarbeit vergleichbar, da die gemeinsame Content-Entwicklung weit tieferen Einblick in die täglichen Herausforderungen Lehrender im Umgang mit Daten erlaubt und gleichzeitig eine Zusammenarbeit anstelle einer reinen Serviceerbringung darstellt.

Aufgrund des Projektstatus ist derzeit noch unklar, wie das Themengebiet Data Literacy Education letztlich in die Organisationsstruktur der UB der UDE integriert wird. Noch fallen die betreffenden Aufgaben unter den Stabsbereich „Wissenschaftliche Dienste und Innovation“. Eine enge Verzahnung mit der Benutzung als die Belange von Studium und Lehre unterstützende Einheit, speziell mit dem Schulungsteam, als auch mit den Research Data Services (s.u.) sind unausweichlich.

Data-Literacy-Förderung kann als neue Dienstleistungslinie wissenschaftlicher Bibliotheken verstanden werden, die in unmittelbarer Verbindung mit vorhandenen, klassischen aber auch neuen Bibliotheksdienstleistungen steht: Sie beleuchtet den Aspekt, dass Bibliotheken nicht nur Literatur bereitstellen und vermitteln, sondern auch vermehrt andere, z.T. damit verbundene Publikationstypen entstehen sowie nachgenutzt werden und für diese entsprechende Services für die Zielgruppen benötigt werden. Zudem wird die Kompetenz des kritischen Umgangs mit Informationen, speziell statistischen Diagrammen in den Medien, adressiert.

3.3 Fachreferat plus Open-Access-Unterstützung

Während es inzwischen Beauftragte für OA an zahlreichen deutschen Hochschulen, so auch an der UDE, gibt, ist das Thema erst relativ spät in den Fachreferaten und bei den einzelnen Fachreferent*innen angekommen. Aufgrund des fachlichen Bedarfs war zunächst allein der ehemalige Leiter der Fachbibliothek Medizin, gleichzeitig Fachreferent für Medizin, mit dem Thema befasst. Kurze Zeit später wurde die Verwaltung des Publikationsfonds u.a. aufgrund des dort bereits betreuten Repositoriums DuEPublico, das als Dokumenten- und Publikationsserver für OA-Publikationen fungiert, dem UB-Dezernat Digitale Bibliothek übertragen. Durch selbständige Einarbeitung hat sich die zuständige Kollegin und stellvertretende Dezernentin, die kein Fachreferat betreut, zu einer Expertin hinsichtlich Rechts- und Lizenzfragen entwickelt, die als Beratungsinstanz mittlerweile in der UDE etabliert ist.

Doch der Wandel der Fach- und Publikationskulturen konnte und kann nicht allein durch die finanzielle Förderung von Publikationsgebühren für Artikel (Article Processing Charges) in OA-Zeitschriftenaufsätzen erfolgen. Vor dem Hintergrund vermehrter Anfragen der UDE-Geisteswissenschaftler*innen nach finanzieller Förderung der Publikationsgebühren von OA-Büchern und -Buchbeiträgen und in Verbindung mit der „Förderrichtlinie des freien Informationsflusses in der Wissenschaft – Open Access“19 des Bundesministeriums für Bildung und Forschung (BMBF) wurde an der UDE das Projekt „Open-Access-Publikationen in den Geistes- und Sozialwissenschaften mit dem Schwerpunkt Monografien“ (OGeSoMo)20 initiiert. In diesem Rahmen erweiterten sich die Aufgaben der UDE-Fachreferentin für Anglistik und Germanistik, die eben jenen Kontakt zu den Geisteswissenschaften hatte, deutlich, sodass inzwischen ein Großteil ihrer Tätigkeiten auf Dienstleistungen rund um OA entfällt und das Fachreferat in der Folge auf die Germanistik beschränkt und durch ein Kooperationsmodell mit Kolleg*innen unterstützt wird. Die UB der UDE profitiert dabei nicht nur von der Erweiterung ihres Dienstleistungsportfolios: Die projektbezogenen Einblicke in Publikationsprozesse, in Kostenkalkulationen von Verlagen, in wissenschaftliche Arbeitsprozesse rund um Manuskriptbearbeitung, Herausgeber- und Gutachtertätigkeiten21, in die Verbreitung von Metadaten sowie die Kommunikation mit Akteur*innen bieten die Möglichkeit des Aufbaus neuen Wissens in den genannten Feldern. Die gesammelten Erfahrungen fließen mittlerweile in die Mitarbeit in der ENABLE! Community22 ein, in der Ko-Publishing-Modelle in Zusammenarbeit der Beteiligten – Bibliotheken, Verlage und Autor*innen – entwickelt, erprobt und diskutiert werden. Darüber hinaus befasst sich die UB der UDE mit dem BMBF-geförderten Projekt23 „AuROA – Autor*innen und Rechtssicherheit für Open Access“24 in direkter Fortsetzung von OGeSoMo mit einem Desiderat aus der ersten Beschäftigung mit Büchern im OA: Der Entwicklung von Musterverträgen für OA-Publikationen. Auch hier werden insbesondere die Perspektiven der Wissenschaftler*innen, aber auch die der Verlage einbezogen, wobei sich die enge Anbindung der Projektmitarbeiterin in ihre eigenen Fach-Communities erneut als besonders fruchtbar erweist.

Kommunikativ bewährt sich die Scharnierfunktion des*der Fachreferent*in zwischen Fach und Bibliothek auch für das Themenfeld OA, allgemein und projektbezogen: In Institutskonferenzen werden einführende Vorträge gehalten und Diskussionen als Annäherung für Geisteswissenschaftler*innen an den Gesamtkomplex OA geführt. Die Bibliothek gewinnt dabei durch die eigene Projekterfahrung an Ansehen und Status und wird als Partnerin von Forschenden bzw. Publizierenden verstanden.

Aus der im Nachgang des OGeSoMo-Projekts erfolgten Einrichtung eines aus UB-Mitteln gespeisten Monografien-Publikationsfonds erwächst die administrative Aufgabe der Fördermittelverausgabung und die strategische Herausforderung, relevante und praktikable Förderkriterien festzulegen. Dies geschieht sowohl im Austausch mit Kolleg*innen anderer Bibliotheken25 als auch innerhalb der UB der UDE eingebettet in eine Gruppe aus Kolleginnen, der sog. Task Force OA. Dieser gehören neben der Fachreferentin die OA-Beauftragte der UDE, die Leiterin der Erwerbungsabteilung, die Leiterin der Fachbibliothek Medizin sowie die Bibliotheksdirektorin an. Die Gruppe ist damit heterogen aufgestellt und verzahnt u.a. Erwerbung mit OA-Förderung. Die Fachreferentin ist dabei weniger als fachliche denn als thematische Referentin für OA in den Geisteswissenschaften beteiligt. Dementsprechend handelt es sich im Fall „plus OA-Unterstützung“ um die Generierung einer Querschnittsverknüpfung durch verschiedene Abteilungen.

3.4 Fachreferat plus bibliometrische Services

Die statistische Auswertung von Publikationen und deren Rezeption, auch als Bibliometrie bekannt, nimmt eine immer bedeutendere Rolle bei der Evaluation einzelner Forscher*innen, Institute oder ganzer Forschungseinrichtungen ein. Rankings wie das Times Higher Education Ranking26 gewinnen in der Außendarstellung von Forschungsreinrichtungen immer mehr an Bedeutung: Gute Platzierungen steigern den Bekanntheitsgrad und die Reputation der Einrichtung. Auch in Berufungs- und Tenure-Track-Verfahren, Evaluationen und teilweise auch im Rahmen der leistungsorientierten Mittelvergabe werden Publikationsdaten zur Messung des wissenschaftlichen Erfolgs herangezogen.

Allerdings sind all diese Auswertungen häufig problembehaftet und können durch Effekte wie missbräuchlich verwendete Indikatoren, fehlende Datengrundlage und mangelhafte Abdeckung zu irreführenden Schlüssen verleiten. Auch Forschenden ist dies bewusst und man trifft vor diesem Hintergrund regelmäßig auf Vorbehalte, wenn es um die Anwendung bibliometrischer Methoden zur Forschungsevaluation geht. Umso wichtiger ist es daher, sich an gängige Richtlinien zu halten, wie sie z.B. im Leidener Manifest zu Forschungsmetriken27 festgehalten sind.

Die Kenntnis der verwendeten Faktoren, ihre Einordnung und Vermittlung gehören daher zu einem mittlerweile weit verbreiteten Angebot wissenschaftlicher Bibliotheken. Auch die UB der UDE bietet seit geraumer Zeit entsprechende Services an und fördert zudem das Verständnis im Rahmen von eigenen Seminaren, beispielsweise im Rahmen der Publication Days für Doktorand*innen. Darüber hinaus legt die UB seit einigen Jahren einen starken Fokus auf die Einstellung und die Weiterbildung ihres Personals hinsichtlich Data Analytics. Die Kernpersonen der naturwissenschaftlichen Fachreferate mit ihrer fachspezifischen Ausbildung in der Datenanalyse werden dabei von Entwickler*innen sowie Visualisierungsexpert*innen unterstützt. Eine gute Zusammenarbeit mit Kolleg*innen der Publikationsdienste runden diesen Schwerpunkt ab.

Im Ergebnis unterstützt die UB die Forschenden der UDE nicht nur durch Beratungsangebote; sie bietet darüber hinaus umfangreiche, individuell angepasste Analysen an und beteiligt sich aktiv an der (Weiter-)Entwicklung von bibliometrischen Tools28 und Dashboards z.B. im Rahmen der Aurora European Universities Alliance.29

Der Bereich ist mit einer vertikalen Produktdiversifikation vergleichbar, da er basierend auf dem Angebot der Literaturdatenbanken sowie der Universitätsbibliografie die Grundlage für die Analyse des Publikationsaufkommens liefert. Aufgrund der Komplexität der Analyse in Verbindung mit einem hohen Automatisierungsgrad der Datensammlung verantworten derzeit zwei Fachreferenten gemeinsam den Bereich. Hinsichtlich der Datengrundlagen ziehen sie insbesondere den Bereich „Publikationsdienste“ hinzu, der Teil des Dezernats Digitale Bibliothek ist, und werden bei umfangreichen Analysen durch studentische Hilfskräfte unterstützt.

3.5 Fachreferat plus Unterstützung im Forschungsdatenmanagement

Das Thema FDM wurde an der UB der UDE zunächst weniger mit konkreten Dienstleistungen umgesetzt, sondern fand sehr früh als strategisches und hochschulpolitisches Entwicklungsfeld Beachtung. Als solches wurde es aus der AG „Forschung und Innovation“ systematisch, u.a. durch Mitwirkung in der Einführung der „Leitlinie zum Umgang mit Forschungsdaten“30, in die Universität getragen und landesweit über den Arbeitskreis Datenverarbeitungs-Infrastrukturausschuss (DV-ISA) vorangetrieben.31 Beide Stränge konnten sich erfolgreich in Drittmittelprojekten manifestieren und ausgebaut werden: Die Landesinitiative für Forschungsdatenmanagement fdm.nrw nahm 2017 ihre Arbeit zur NRW-weiten Bündelung und Weiterentwicklung von FDM-Aktivitäten auf32, während das BMBF-geförderte Projekt „UNEKE – vom USB-Stick zur NFDI“33 mit einer umfänglichen Bedarfsanalyse und Roadmap den Grundstein für die spätere Servicestelle Research Data Services legte.34 Das aus der Bedarfserhebung abgeleitete, an der UDE benötigte Dienstleistungsportfolio im FDM machte schnell deutlich, dass zur Umsetzung umfängliche Personalressourcen nötig sind und diese den Rahmen des X von Fachreferent*innen sprengen. Das Angebot von FDM-Diensten, die den nachhaltigen und reproduzierbaren Umgang mit Forschungsdaten entlang des gesamten Forschungsprozesses nach den FAIR-Prinzipien (Findable, Accessible, Interoperable, Reusable) abdecken, erfolgt in einem eng verzahnten Zusammenspiel von Rechenzentrum, Forschungsförderung und Bibliothek und damit durch eine einrichtungsüberbergreifende Organisationseinheit. Diese wurde unter der Federführung der UB zusammen mit dem ZIM und dem Science Support Center (SSC) der UDE konzipiert und mündete 2019 in der Gründung der Research Data Services (RDS) als einrichtungsübergreifende Kooperation und „Single Point of Contact“ für FDM an der UDE, die im Organigramm der UB der UDE als Stabsbereich verzeichnet ist.35 Die RDS-Teamleitung obliegt einer wissenschaftlichen Mitarbeiterin. Die Entwicklungen im Bereich FDM zeigen auf, wie aus einem X auch ein eigenständiger, vom Fachreferat losgelöster Dienst entstehen kann. Neben dieser Loslösung der Dienste des FDM vom eigentlichen Fachreferat findet allerdings aktuell aufgrund des fachlichen Bezugs wieder eine Annäherung ans Fachreferat statt: Es hat sich herausgestellt, dass der fachliche Bezug immer stärker benötigt wird, sobald die Anforderungen an FDM-Dienste den Rahmen generischer Angebote verlassen und eine explizite Anpassung an fachwissenschaftliche Fragestellungen und Prozesse erfordern. Vor diesem Hintergrund begleitet z.B. der Fachreferent für Physik das FDM in einem Sonderforschungsbereich (SFB) der Physik und übernimmt die Rolle des übersetzenden Bindeglieds zwischen Fachdisziplin und FDM-Services.

4. Fachreferat plus interne Services

Während in zweischichtigen Bibliothekssystemen das X häufig durch die Leitung einer Fachbibliothek abgedeckt ist, haben einige Fachreferent*innen der einschichtig organisierten UB der UDE gleichzeitig die Funktion einer (stellvertretenden) Leitung der Dezernate Betrieb und Organisation, Benutzung, Medienbearbeitung und Digitale Bibliothek oder von Stabsstellen inne.

Auf Grundlage ihrer Expertise übernehmen einige Fachreferent*innen außerdem das IT-Management und die Prozessautomatisierung und -optimierung z.B. durch Entwicklung und Betreuung des FachRef-Assistenten.36 Dabei wird weitgehend die Maxime verfolgt, dass auch ein*e überwiegend in der UB-Verwaltung tätige*r Mitarbeiter*in des wissenschaftlichen Dienstes durch ein Fachreferat in die Fächer hinein vernetzt bleiben soll.

5. Die Schnittstelle zwischen internen und externen Services: Fachreferat plus Consulting Library und Benutzerforschung

Die bereits erwähnten, sich im Wandel befindlichen Rahmenbedingungen von Studium, Lehre und Forschung wirken sich auf die spezifischen Bedarfe der Kund*innen der UB aus, die je nach Statusgruppe, Studiums- oder Forschungszyklus und Fachdisziplin sehr unterschiedlich sein können. Diese Bedarfe werden durch die beschriebenen externen Services z.T. schon aufgegriffen und die Hochschulangehörigen mit ihren unterschiedlichen Bedarfslagen durch die Fachreferent*innen, Projektmitarbeiter*innen und Bibliothekar*innen unterstützt. Eine solche Orientierung an den Bedarfen der Kund*innen entspricht im Kern der Beratungshaltung einer Consulting Library.37 Die Schaffung des Bereichs Consulting Library und Benutzerforschung im Dezernat Benutzung im Jahr 2021 macht diese implizite Beratungshaltung in der Organisationsstruktur der UB der UDE sichtbar. In diesem Zuge wurden Personalressourcen ausgebaut und eine Fachreferentin mit Expertise im Bereich Sozialforschung eingestellt, die diese Aufgaben als ihr X bearbeitet.

Die Consulting Library als Arbeitsbereich befindet sich im Aufbau und umfasst aktuell zwei Säulen: (1) Den bedarfsorientierten Ausbau der Qualifizierungsangebote für Hochschulangehörige mit Fokus auf gute wissenschaftliche Praxis (gwP), was aus UB-Perspektive vor allem die Vermittlung von Informationskompetenz und damit verzahnte Kompetenzen umfasst (wie oben genannt (Forschungs-)Daten- und Medienkompetenzen, aber auch darüber hinausgehend das Thema Plagiatsprävention, bspw. im Projekt PlagStop.nrw38) sowie die Vernetzung mit weiteren Einrichtungen der UDE, die mit der Förderung von gwP befasst sind. Und (2) die systematische Untersuchung der Bedarfe und des Studien-, Lehr- und Forschungsalltags der Kund*innen mit dem Ziel, ein besseres Verständnis für sie zu bekommen und die eigenen Dienstleistungen bedarfsorientiert weiterzuentwickeln. Diese Säule stellt zunächst einen internen Service bzw. eine Unterstützungsleistung dar, die zum einen hilft, die X-Aktivitäten passgenauer auszurichten und zum anderen Grundlage sein soll für die Identifizierung neuer Themenbereiche und Impulse für die Neu- und Weiterentwicklung von UB-Services.

Diese Aufgaben schließen an Vorarbeiten an: Kontaktpunkte mit den Kund*innen der UB werden durch die UB-Beschäftigten zwar bereits aktiv genutzt (z.B. bei Informationsberatung und Förderung von Informationskompetenzen oder im persönlichen Kontakt in unterschiedlichen Projekt- und Themenkontexten), diese sind aber in der Regel thematisch eng umrissen, geben nur punktuell Einblick in Kundenbedarfe, da sie bislang nicht systematisch erhoben und zentral verarbeitet wurden. Ebenso kann auf schon etablierte Instrumente wie Webseitentracking oder die Evaluation von Schulungen aufgebaut werden, um Kundenaktivitäten besser zu verstehen. Auch hier wurde bislang die Weiterentwicklung von UB-Services betreffenden Fragestellungen nicht bearbeitet. Diese Desiderate nimmt die Fachreferentin mit der Consulting Library und Benutzerforschung auf und fokussiert die Untersuchung der Kund*innen, ihrer Anliegen, Bedürfnisse und Herausforderungen im Umgang mit Services der UB, aber auch allgemeinerer Fragen im Kontext des wissenschaftlichen Arbeitens. Der Aufgabenbereich stellt durch den engen Kontakt mit den Kund*innen ebenfalls eine Scharnierstelle zwischen Fakultäten und Bibliothek dar und trägt zur Vernetzung zwischen UB und Fächern bei.

6. Fachreferat plus X und der Kontakt zu den Zielgruppen

Die unter X zusammengefassten Aufgaben sind mit erheblichem Personalaufwand verbunden, sodass das klassische Fachreferat – Bestandsmanagement und -vermittlung mit Fachbezug – durch die Unterstützung weiterer Bibliotheksbeschäftigten aus der Benutzung und der Medienbearbeitung nicht länger den Großteil der Arbeitszeit des wissenschaftlichen Dienstes vereinnahmt. Damit verbunden ist auch ein Infragestellen der fachbezogenen „Bibliothekar*innen-Kund*innen-Kooperation“:39 Fächer, deren Studierendenzahlen z.T. im fünfstelligen und Forschenden- bzw. Lehrendenzahlen (wissenschaftliches Personal in den Fachbereichen) im dreistelligen Bereich liegen, können nicht so persönlich – wie für den Liaison Librarian definiert – betreut werden. Allerdings ist dies für das Modell Fachreferat plus X auch nicht notwendig. Vielmehr agiert der*die Beschäftigte des wissenschaftlichen Dienstes im Fachreferat entweder als erste Anlaufstelle der Kund*innen im Sinne eines First- oder Second-Level-Supports zu jedwedem Thema und wird durch die*den Fachreferent*in an den Third-Level-Support, z.B. die*den OA-Beauftragte*n, weitergeleitet, oder der*die Kund*in kennt bereits die Ansprechperson für den konkreten Service und wendet sich direkt an sie*ihn. Zudem ist das Themenreferat, wie es durch X vielfach umgesetzt wird, als eine weitere Möglichkeit der Förderung der Kooperation mit der Zielgruppe nicht zu unterschätzen: Die UB profitiert von der Mitwirkung in Projekten zu Lehre und Forschung, nicht allein durch die Vermittlung von Dienstleistungen, sondern auch durch einen tiefen Einblick in Lehr- und Forschungsprozesse sowie durch eine Wahrnehmung der beteiligten Bibliotheksbeschäftigen als Partner*innen. Man könnte diese Funktion als „Embedded Functional Specialists“40 beschreiben. Gleichzeitig handelt es sich bei dieser Form der Zusammenarbeit um eine erfolgreiche Umsetzung von Customer Integration, da die Zielgruppen durch die enge Zusammenarbeit auch in Bibliotheksprozesse, -produkte und deren (Weiter-)Entwicklung einbezogen werden.

Die Vorteile des One-Face-to-the-Customer-Prinzips und damit die Funktion von Fachreferent*innen hat weiterhin Vorteile, die auch in der UB der UDE berücksichtigt werden. Vor diesem Hintergrund ist keine Abschaffung des Fachreferats geplant.

7. Profil

Fachreferat plus X führt zu einer Abkehr des klassischen Fachreferats mit folgenden Implikationen für das Profil des wissenschaftlichen Bibliotheksdienstes:

• wissenschaftliches Studium, anhand dessen grundlegende Erfahrungen im wissenschaftlichen Forschungs-, Publikations- und/oder Lehrprozess gesammelt werden und das das vorhandene Portfolio der Fachreferent*innen idealerweise ergänzt um
• informationswissenschaftliche Kenntnisse, insbesondere über aktuelle Entwicklungen auf dem Publikations- und Medienmarkt oder die Bereitschaft, sich diese anzueignen
• idealerweise Erfahrung in der Projektdurchführung, in der Drittmittelakquise und/oder im IT- oder Personalmanagement
• digitale Kompetenz bzw. digitales Mindset gepaart mit Innovationsfreude und hoher Lernbereitschaft
• Organisationsgeschick sowie eine ausgeprägte Service- und Kundenorientierung
• Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke, Beratungskompetenz
• hohe Belastbarkeit, Flexibilität sowie ein souveränes und professionelles Auftreten

8. Organisatorische Verankerung und Nachhaltigkeit

Ideenentwickler*innen und -träger*innen sind zunächst immer einzelne Beschäftigte. Für eine nachhaltige Bereitstellung von den unter X genannten Dienstleistungen sollten diese dennoch organisatorisch verankert und nicht lediglich an Einzelpersonen gebunden werden. In einer fortgeschrittenen Phase des Dienstleistungsentwicklungsprozesses geschieht dies bereits mindestens durch Installation eines Teams (vgl. Fachreferat plus bibliometrische Services) oder sogar durch organisatorische Verankerung in Form eines neu gegründeten Stabsbereichs (vgl. RDS) oder in Verbindung vorhandener organisatorischer Strukturen (vgl. OA). Dies impliziert nicht nur den Einbezug wissenschaftlichen Bibliothekspersonals in den Dienstleistungserstellungsprozess, sondern auch die weiteren Beschäftigtengruppen, was letztendlich in einer organisationalen Weiterentwicklung mündet. Diese wird die UB der UDE im Anschluss an den Strategieweiterentwicklungsprozess vornehmen.

9. Zusammenfassung

Für die UB der UDE ergeben sich aus Fachreferat plus X Vorteile für die Rolle als zentrale Serviceeinrichtung der UDE: Während die Kooperationsmodelle zu neuen Aufgaben für Mitarbeiter*innen z.B. der Benutzung und Medienbearbeitung und die damit verbundene engere Verzahnung von Beschäftigten verschiedener Hierarchiestufen zu einer Verstärkung des betrieblichen Zusammenhalts führen können, schafft Fachreferat plus X eine neue Form nicht nur der Bedarfsermittlung und -deckung, sondern auch der Kooperation mit den Zielgruppen der Bibliothek. Ähnlich anderer Modelle ist Fachreferat plus X jedoch nicht zwingend eins-zu-eins durch andere Bibliotheken umsetzbar, da sowohl die Strategie der Trägereinrichtung und der Bibliothek als auch die Zusammensetzung der primären Zielgruppen und des Personals diese Organisationsvariante bedingen.

Für die UB der UDE gilt, dass der Transformationsprozess noch nicht abgeschlossen ist und es vermutlich auch nie sein wird, da sich die UDE im stetigen Wandel befindet, was wiederum Einfluss auf die UB und einzelne Organisationseinheiten hat.

Fest steht, dass die UB der UDE nicht auf das (Fach-)Referat als Schnittstelle zu Studierenden, Lehrenden und Forschenden zu verzichten beabsichtigt und die Innovationsfreude ihrer Beschäftigten im Sinn von Personalentwicklung und damit einer lernenden Organisation fördern wird. Die Entwicklung ähnelt der einst von den Professorenbibliothekaren geforderten Rückkehr von der (bestands-)verwaltenden Tätigkeit zur fachlichen Nähe durch insbesondere forschungsnahe Dienste. Offen bleibt allerdings, wie sich die Gewichtung des X bzw. der klassische Fachreferatsanteil, der das Bestandsmanagement und dessen Vermittlung für eine fachlich definierte Zielgruppe betrifft, verändert, denn für die meisten Kolleg*innen des wissenschaftlichen Dienstes kann bereits jetzt von einer Aufgabenverschiebung hin zu „X plus Fachreferat“ gesprochen werden.

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