Das neue Etatmodell der UB Kassel

Nutzungsbasiertes Portfoliomanagement für E-Journals und Datenbanken

Abstract

Um bei stagnierendem Etat und steigenden Kosten einen effizienten Einsatz der Erwerbungsmittel zu gewährleisten, setzt die UB Kassel seit 2019 ein neues Etatverteilungsmodell ein: Fachspezifische Mittelzuweisungen gibt es nur noch für Monografien; die Höhe der Zuweisung pro Fach richtet sich nach aktuellen Professoren- und Studierendenzahlen sowie nach den jeweiligen Buchdurchschnittspreisen. Alle E-Journals und Datenbanken werden aus einem fachübergreifenden Budget finanziert. Die UB stellt durch ein nutzungsbasiertes Portfoliomanagement sicher, dass nur jene E-Ressourcen weiterhin lizenziert werden, die eine günstige Relation zwischen Nutzungshäufigkeit und jährlichen Kosten aufweisen. Die Abbestellung teurer, vergleichsweise schlecht genutzter Produkte kompensiert zum einen Preissteigerungen und schafft zum anderen finanziellen Spielraum für die Aufnahme neuer Zeitschriften und Datenbanken ins Portfolio. Ermöglicht wird das Portfoliomanagement durch das seit 2014 genutzte Electronic Ressource Management System RMS von SemperTool, in das regelmäßig alle verfügbaren Nutzungsstatistiken lizenzierter E-Ressourcen eingepflegt werden, entweder vollautomatisch per SUSHI oder per Upload von COUNTER-Reports. Liegen Nutzungsstatistiken in proprietären Formaten vor, werden sie händisch ins COUNTER-Format umgewandelt. Nur wenige Anbieter liefern keinerlei Statistiken. In diesen Fällen wird auf Zugriffszahlen des lokalen HAN-Servers zurückgegriffen. RMS stellt die Kosten pro Nutzung sämtlicher lizenzierter Produkte übersichtlich dar und erlaubt deren Export. Jeweils zu Jahresbeginn erfolgt eine detaillierte Auswertung in Excel. Unter der Vorgabe, die Ausgaben für E-Ressourcen auf vertretbarem Niveau zu halten und Bestellwünsche der Fachbereiche berücksichtigen zu können, werden die maximal akzeptablen Kosten pro Nutzung festgelegt und Produkte, die diese überschreiten, abbestellt.